План улучшения бизнес процессов

Чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, необходимо знать 2 вещи: что улучшать и в каких процессах. Если вы уже прочитали Руководство по улучшению бизнес процессов, то знаете, как ответить на эти вопросы. Если нет, то рекомендую сначала ознакомиться с руководством, а затем уже прочитать настоящий материал.

План улучшения бизнес процессов. Начнем с начала

Для того, чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, да и в принципе любой план, нужно понимать несколько краеугольных моментов. А именно:

1. Цель — куда мы хотим прийти.
2. Текущее положение — где и в каком состоянии мы находимся на данный момент.
3. Ресурсы, которые есть в нашем распоряжении.

Понимание вышеуказанных пунктов позволит также определить:

• Реперные точки, ориентиры, которые помогут не сбиться с пути.
• Ресурсы, которые понадобятся.
• Ответ на вопрос «что может пойти не так и как этого можно избежать?» или понимание рисков.

И только после этого можно будет определить задачи, их взаимосвязи, исполнителей и сроки выполнения.

План по подготовке плана? Почему мне об этом не говорили раньше

Похоже, что у нас вот-вот появится метаплан — план по подготовке плана… Думаете, это смешно? Ну ок, это смешно. Думаете перебор? А вот тут точно нет. Подготовка плана задача непростая и, если у вас есть план решения этой задачи, а название этого плана вас веселит — вы на правильном пути.

Пошаговый план улучшения бизнес процессов

1 — Сформулировать, как будет выглядеть целевой процесс

Конечно, лучше всего, если процесс будет описан в виде модели. Это существенно упростит дальнейшие шаги. Здесь вы можете прочитать о том, как описать процесс в виде модели.

Если моделирование кажется слишком сложным, то сделайте простую таблицу, в которой в строках будут указаны шаги процесса (этапы, подпроцессы, операции), а в столбцах исполнители, ресурсы, документы, информационные системы и прочее.

Не используйте текстовое описание процесса. С ним очень сложно работать.

2 — Описать текущий процесс

Для описания существующего процесса справедливо все, что касается описания целевого процесса. См. предыдущий пункт.

3 — Определить разрывы

Разрыв — это различие между существующим и целевым процессом. Опишите, чем именно целевой процесс будет отличаться от текущего. Вот прямо составьте список и, если у вас есть модель бизнес процесса, отобразите целевые изменения на модели.

Если вы используете табличное описание, сделайте одну таблицу, в которой будут описаны оба процесса, а различия явно отображены.

4 — Дорожная карта

Теперь начинается сложная часть. Дорожная карта. Необходимо понять опорные точки изменений. Для этого я предлагаю вам воспользоваться комбинацией двух приемов: обратное планирование и анализ необходимых (или достаточных) факторов.

Анализ необходимых факторов — это составление списка всего, что минимально необходимо, для выполнения каждого шага процесса, с сохранением параметров процесса и продукта.

Дорожная карта — это еще не план улучшения бизнес процессов, так что не надо усложнять. Просто сделайте список задач, который необходимо выполнить. Важно, чтобы список соответствовал порядку выполнения задач, основывался на методе обратного планирования и включал в себя все необходимые факторы. Задачи для обеспечения факторов пока не надо расписывать. Их стоит добавить после проработки рисков и ресурсов.

5 — Оцените риски

Определите, что может пойти не так в процессе перехода от текущего процесса к целевому. Просто пройдите каждый пункт дорожной карты и совместно с участниками процесса продумайте — с какими сложностями есть вероятность столкнуться, какова вероятность возникновения этих сложностей и что нужно сделать, чтобы предотвратить их возникновение.

В некоторых ситуациях это весьма просто сделать. Но иногда задача по определению рисков становится целым проектом, который работает по иным правилам.

6 — Пересмотрите дорожную карту с учетом рисков

Если вы качественно проработали риски, то у вас должны появиться дополнительные задачи, которые нужно включить в дорожную карту. Сделайте это и пересмотрите всю карту.

7 — Оцените существующие ресурсы и исполнителей

Определите, кто и что понадобится для реализации изменений. Вы же помните, что мы говорим об улучшении, так что новые ресурсы использовать не получится. Но мы можем говорить об улучшении качества существующих ресурсов. Так что оцените еще и качество ресурсов и определите, как это качество нужно повысить.

8 — Подготовьте список задач под каждый необходимый фактор

На этапе подготовки дорожной карты нужно было составить и учесть список факторов, которые обязательно нужны для выполнения улучшения. Вот теперь необходимо рассмотреть каждый фактор с точки зрения выполнения. Проще говоря, если одним из факторов является, например, «сотрудники умеют работать с новым справочником», то нужно расписать, какие задачи нужно выполнить, чтобы сотрудники научились делать то, что требуется.

И так по каждому фактору. Не забудьте добавить задачи в дорожную карту, которая уже становится похожа на план улучшения бизнес процессов.

9 — Определите взаимосвязи задач и тем самым задайте последовательность выполнения

На данный момент у вас есть лишь внушительный список разрозненных задач. Но для того, чтобы превратить список задач в план улучшения бизнес процессов, необходимо задать взаимосвязи задач. Что такое взаимосвязь? Все просто — нельзя приступить к выполнению задачи Б, пока не выполнена задача А. Нельзя приступать к обучению персонала, пока не подготовлены обучающие материалы. И нельзя проводить тестирование, пока не проведено обучение.

Определив взаимосвязи, вы выстроите последовательность выполнения. Без последовательности выполнения план улучшения бизнес процессов будет не просто неэффективным, но абсолютно нерабочим.

10 — Определите ресурсы задач, исполнителей и совместно с исполнителями определите длительность задач.

В принципе тут все просто — укажите, кто будет выполнять каждую задачу и кто будет нести за нее ответственность. Зачастую это разные люди.

Укажите, что понадобится для выполнения каждой задачи — ресурсы задач.

Попытайтесь оценить объем работ и длительность каждой задачи. Объем работ — это сколько времени нужно потратить на непосредственное выполнение задачи. Длительность — период времени, на протяжении которого будет выполняться задача. К примеру, объем работ может составлять всего лишь два часа, но длительность задачи составит 2 дня — по 1 часу каждый день.

11 — Подготовьте итоговый план работ

Думаю, вы уже догадались, но все же — для подготовки плана настоятельно рекомендую использовать специальное программное обеспечение. Это может быть MS Project или аналог, коих много на данный момент в сети.

12 — Проверьте план на предмет явных ошибок.

Возможно, полученный план вас удивит, причем удивит негативно. Может показаться, что «тут делать нечего, а план растянули на два месяца». Возможно, вы правы и в таком случае нужно пересмотреть длительности и зависимости задач. Но если вы используете такой подход впервые, я советую принять получившийся план улучшения бизнес процессов.

В некоторых случаях нужно заложить +30% времени/ресурсов проекта. Такова реальность. Со временем вы сможете планировать намного точнее. Но поначалу план с точностью 70-80% — это весьма достойный результат.

План готов?

Увы, нет. Мы планируем реализовать изменение, а значит, должны предусмотреть ответы еще на 5 важных вопросов:
1. Как будет произведен запуск проекта улучшения?
2. Как снизить сопротивление персонала?
3. Как отслеживать и оценивать ход проекта, чтобы понимать, если что-то пойдет не так?
4. Когда, в каком случае можно сказать, что проект завершен?
5. Как будет происходить закрытие проекта?

Попытайтесь самостоятельно найти ответы на эти вопросы. Или подождите — я обязательно расскажу об этом в другой раз.

План внедрения новых бизнес процессов

Все, что делается компанией для ее клиентов, есть процессы.

Когда процессы не налажены, работа людей приобретает хаотический характер. Энергия сотрудников вместо полезного дела затрачивается на согласование действий, конфликты, поиск информации, преодоление препятствий, исправление ошибок.

Управлять процессами — это значит:

• Видеть и выделять процессы как последовательность взаимосвязанных действий.
• Измерять и анализировать результаты процессов.
• Контролировать связь результатов с ресурсами, необходимыми для их достижения.
• Принимать меры по непрерывному улучшению процессов.

Такой метод управления называется процессно-ориентированным подходом. Он выводит управление компанией на качественно новый уровень. Руководство компании ясно видит функции исполнителей, движение ресурсов, распределение ответственности в организационной структуре, имеет возможность четко фиксировать места возникновения проблем и принимать своевременные меры по их устранению.

Существует мнение, что внедрение процессного подхода «неподъемная» задача. В действительности, чтобы заложить основу системы управления процессами в компании, потребуется осуществить проект длительностью от 2 до 4 месяцев. Этого достаточно, чтобы сдвинуть с места «маховик изменений» и получить первые ощутимые результаты. После этого работу по совершенствованию процессов необходимо продолжать и не прекращать до тех пор, пока существует организация.

В статье мы дадим пошаговое описание проекта внедренияосновных элементов процессного подхода.

Результатами проекта должны стать:

• Структура основных процессов компании.
• Спецификации каждого процесса, определяющие цели, результаты, показатели и другие важные характеристики процесса.
• Регламенты основных процессов.
• Инструкции исполнителей процессов.
• Должностные обязанности сотрудников.
• Профили должностей, определяющие требования к знаниям, навыкам и личным качествам сотрудников.

Следуя «дорожной карте», представленной ниже, управленческая команда компании способна построить структурированные, управляемые бизнес-процессы.

Ниже мы приводим схему основных этапов внедрения процессного управления.

Далее мы будем следовать по этой схеме, подробно рассматривая каждый этап пути к созданию системы управления компанией на основе процессного подхода.

1. Идентификация стратегии

Процессы компании направлены на создание продуктов и услуг для клиентов. Для обеспечения удовлетворенности клиентов необходимо структурировать и четко организовать эту деятельность.

Чтобы определить, какими должны быть процессы обслуживания клиентов, необходимо понять:

• Кого именно мы обслуживаем, кто наши клиенты?
• В чем заключаются потребности клиентов?
• В каких компонентах наши продукты и услуги должны превосходить то, что делают конкуренты?

Эти вопросы относятся к стратегии действий компании на рынке. Не ответив на них, невозможно ясно определить требования к нашим бизнес-процессам. Если не соотносить свою деятельность с клиентами и конкурентами, то может оказаться, что мы делаем совсем не то, что на самом деле нужно нашим клиентам, и не делаем того, что могло бы привлечь к нам потребителей. Мы можем построить превосходно работающие процессы, но они не будут нужны клиентам. Это означает дать хороший залп мимо цели.

Говоря об идентификации маркетинговой стратегии, мы предполагаем, что ее не придется разрабатывать «с нуля», что руководство компании имеет определенные представления о долгосрочных целях и направлениях развития бизнеса. Эти представления необходимо произнести вслух, обсудить с управленческой командой и зафиксировать на бумаге. В этом и состоит процесс идентификации стратегии. Разумеется, если у компании на экспертном уровне отсутствует видение рынка и маркетинговой стратегии, то необходимо провести исследования целевых потребителей и определить позиционирование на рынке. О том, как проводится такая работа, можно узнать из вебинара «Что должен знать каждый руководитель о маркетинге».

2. Организационная концепция

Организационная концепция включает пять элементов:

• Состав основных бизнес-процессов верхнего уровня.
• Краткое описание процессов верхнего уровня, характеризующее их содержание, входы, выходы и исполнителей.
• Карта процессов, показывающая второй и, возможно, третий уровень бизнес-процессов.
• Схема центров ответственности за выполнение бизнес-процессов как прототип организационной структуры компании.
• Краткое описание функций, выполняемых центрами ответственности.

Определив процессы верхнего уровня, составляем их концептуальное описание. Описание включает следующие элементы:

1. Клиенты процесса.
2. Цели процесса.
3. Результаты процесса.
4. Ресурсы процесса.
5. Поставщики процесса.
6. Исполнители процесса.
7. Владелец процесса.
8. Показатели процесса.
9. Содержание (краткое описание) процесса.
10. Состав процесса (перечень процессов нижележащего уровня).

После завершения работы над организационной концепцией у нас имеется все необходимое для построения карты основных процессов компании, пример которой приведен на схеме ниже. Она отражает состав процессов верхнего уровня (показаны зеленым цветом) и составляющие их процессы второго уровня (показаны желтым цветом).

Карта процессов дает общий взгляд на основные процессы компании и позволяет увидеть, из чего состоит деятельность компании, какова структура цепочки процессов, направленных на обслуживание клиентов. Вся дальнейшая работа по созданию системы управления процессами направлена на углубление, детализацию и совершенствование этого видения.

3. Организационная структура

Главное назначение организационной структуры – обслуживание бизнес-процессов.

Как обеспечивается выполнение этого требования? Путем соотнесения функций исполнителей в бизнес-процессах с центрами ответственности в организационной структуре. Этот анализ проведен на этапе разработки организационной концепции. Опираясь на его результаты, следует уточнить функции подразделений компании и их области ответственности. При этом нередко выявляются функции, которые в существующей структуре ни за каким подразделением не закреплены. В этом случае необходимо сформировать недостающие центры ответственности, которые должны будут обслуживать «ничейные» процессы.

Описание организационной структуры должно включать следующие элементы:

Схема организационной структуры; она показывает состав структурных подразделений компании и отношения подчиненности между ними.

Описание функций, полномочий и ответственности каждого структурного подразделения с учетом их ролей в бизнес-процессах. При этом указывается, в каких бизнес-процессах участвует подразделение, и как оно связано со своими внутренними поставщиками и клиентами. Важно, чтобы это описание было процессно-ориентированным.

Концептуальное описание наиболее значимых для компании системообразующих процессов, таких как стратегическое управление, годовое планирование, управление заказами, управление разработкой и выпуском на рынок новых продуктов, управление проектами развития компании.

Подробнее об оргструктуре в вебинаре «Что такое правильная организационная структура, и как ее построить».

4. Идентификайция процессов

Идентификацией процесса мы называем составление спецификации в форме таблицы, в которой указаны все основные характеристики процесса:

1. Название процесса

2. Краткое описание процесса

Здесь нужно 2-4 фразами описать содержание процесса. Это необходимо для более точного понимания, какие именно действия совершаются в процессе.

3. Клиент процесса

Клиенты процесса – это лица или организации, получающие выгоду от выполнения процесса, пользующиеся его результатами.

4. Цели процесса

Чтобы определить цели процесса, необходимо встать на точку зрения клиента. Цель процесса состоит в том, чтобы перевести клиента из состояния беспокойства и неудовлетворенности в состояние уверенности и эмоционального подъема.

Кроме внешнего клиента процесса, существует внутренний клиент – сотрудник или группа сотрудников, которые используют результаты процесса в своей работе по обслуживанию внешнего клиента. Например, мастер-приемщик в автосервисе, обслуживая клиентов принимает их автомобили в ремонт и оформляет наряд-задания для мастера по ремонту, который также является его клиентом, поскольку нуждается в получении заданий с реальными сроками, обеспеченных ресурсами.

Таким образом, необходимо определить цели всех заинтересованных сторон в процессе.

5. Результат процесса

Результаты процесса – это то, что создается в ходе его выполнения и обеспечивает достижение целей процесса.

Нужно заметить, что при рассмотрении характеристик процессов часто путают цели и результаты. Цели характеризуют изменения, который должен произвести процесс, а результаты – это продукт процесса, его «выход». Разумеется, продукт создается для достижения целей процесса.

6. Показатели процесса

Определив цели и результаты процесса, значимые для всех заинтересованных сторон, можно перейти к созданию инструментов измерения, то есть показателей процесса. Показатели должны отражать достижение целей и быть измеримыми.

Для идентификации параметров процесса важно соблюдать последовательность действий: сначала определяют клиентов процесса, исходя из этого формулируют цели и описывают результаты и потом разрабатывают показатели и способы их измерения.

Такая последовательность шагов позволяет прийти к правильным показателям процесса.

7. Ресурсы процесса

Есть два вида ресурсов – расходуемые в ходе выполнения процесса и возобновляемые ресурсы. К первому типу относятся, например, материалы, используемые в производстве, или деньги. Ко второму – оборудование, программное обеспечение, разнообразные инструменты и т.п.

Зачем нужно определять ресурсы каждого процесса? Зная ресурсы, мы можем определить поставщиков и смежные процессы, обеспечивающие ресурсами наш процесс.

8. Поставщики процесса

9. Исполнители процесса

10. Владелец процесса

Владелец процесса – это должностное лицо, ответственное за достижение целей процесса, имеющее полномочия и ресурсы для проведения изменений, совершенствование процесса.

5. Описание должностных обязанностей сотрудников

На основе результатов структурирования и идентификации процессов разрабатываются должностные обязанности сотрудников. Для этого достаточно просмотреть все спецификации и выбрать те из них, в которых сотрудник указан как исполнитель. Его рабочие функции – это функции исполнителя данных процессов. Их остается только описать.

Описание должностных обязанностей удобно сделать в форме таблицы, заполняя ее информацией, получаемой путем копирования данных из спецификаций процессов.

Не путайте должностные обязанности с инструкциями. Инструкция описывает порядок выполнения операций в тех или иных процессах и составляются после разработки регламентов бизнес-процессов.

6. Определение состава компетенций специалистов

Следующий шаг – определение компетенций специалистов, необходимых для выполнения функций в бизнес-процессах. Это нужно нам для того, чтобы затем подробно описать профиль должностной позиции, который будет использоваться как для подбора специалистов на должность, так и оценки их соответствия занимаемой должности.

Решая эти задачи, мы готовим условия для обеспечения наших бизнес-процессов человеческими ресурсами необходимого качества, без чего невозможно добиться устойчивых результатов выполнения процессов.

Для определения состава компетенций используем таблицу, содержащую описание должностных обязанностей сотрудника.

Нам будут нужны первая и вторая колонка этой таблицы. Вместо остальных колонок добавим три новые: «Знания», «Навыки», «Личные качества». Таким образом, у нас есть список процессов, в которых участвует сотрудник, краткое описание этих процессов и три колонки, которые нужно заполнить, последовательно рассматривая каждый процесс.

Необходимо дать точный ответ на вопрос: «Какими знаниями, навыками и личными качествами должен обладать специалист, выступающий исполнителем в этом процессе?». В поиске ответа на этот вопрос должны участвовать непосредственный руководитель исполнителя, владелец процесса и сам сотрудник. После обсуждения и выработки согласованных формулировок, заполняются соответствующие колонки таблицы. Результатом этой работы становится подробный список компетенций, необходимых для успешного выполнения функций на рассматриваемой должности.

На следующих этапах мы используем эту информацию для построения профиля должности, который необходим для подбора кандидатов на рассматриваемую позицию и проведения оценки сотрудников.

7. Определение профиля должности

Для описания профиля должности нам необходим состав компетенций, который был сформирован на предыдущем этапе нашей работы. Теперь требуется отобрать из общего перечня компетенций те позиции, которые отражают требования к рассматриваемой должности.

Для чего нужен профиль должности? Во-первых, на его основе составляются объявления о вакансии; здесь содержится вся необходимая для этого информация. Во-вторых, он служит руководством при отборе кандидатов на должность. В-третьих, на его основе проводится оценка соответствия сотрудников занимаемой должности. В-четвертых, он используется для составления индивидуального плана обучения сотрудника.

Документ «Профиль должности» имеет следующую структуру:

• Общие знания,
• Предметные знания,
• Навыки,
• Личные качества,
• Ценности,
• Функциональные обязанности,
• Области ответственности.

Профиль должностной позиции специалиста нужен, чтобы составить описание вакансии, если необходимо привлечь на эту позицию специалиста с рынка труда.

Если у нас уже есть сотрудники на эти позиции, то мы, на основании профиля должностной позиции, уточняем их функции и области ответственности, определяем какие знания и навыки им необходимо дополнительно приобрести, намечаем задачи по их обучению и профессиональному развитию.

Профиль должностной позиции используется также для проведения формализованной оценки сотрудников. На его основе формируется анкета для определения уровня знаний, навыков и личных качеств специалиста. По результатам оценки разрабатывается индивидуальный план обучения, обеспечивающий сближение компетенций сотрудника с профилем должностной позиции.

Подведем итоги. Мы, в основном, завершили описание «дорожной карты» внедрения процессного подхода к управлению компанией. Мы спроектировали бизнес-процессы, определили конкретные требования к человеческим ресурсам, необходимым для их выполнения.

Мы начали с того, что структурировали бизнес-процессы. Затем были разработаны спецификации процессов, которые стали основой для формирования должностных обязанностей сотрудников и определения состава компетенций специалистов. Таким образом, действуя строго последовательно, мы построили профили должностных позиций специалистов.

Важно подчеркнуть, что требования к исполнителям сформулированы на основании анализа бизнес-процессов. Это точный результат логически обоснованных действий.

Неохваченными в рамках статьи остались следующие задачи:

• Определение показателей деятельности (KPI).
• Установление правил вознаграждения за результат.

Этим вопросам посвящен вебинар «Как разработать систему KPI. Применение показателей деятельности для мотивации сотрудников».

• Разработка регламентов процессов.
• Разработка инструкций для исполнителей.

Об этом мы подробно рассказываем в бесплатном вебинаре «Приведите в порядок бизнес-процессы».

Для чего нужно внедрение на предприятии
бизнес-процессов (БП)

Для автоматизации, стандартизации и формализации подобных повторяющихся однообразных действий в организациях начали внедрять бизнес-процессы, с помощью которых можно сэкономить рабочее время, нервы и силы сотрудников предприятия. Что в дальнейшем может привести к росту производительности и умножению доходов компании.

Для этого разрабатывается специальная дорожная карта для перевода всей деятельности компании на процессно-ориентированные принципы. Дорожная карта представляет собой пошаговое руководство по проектированию внедрения процессной ориентации, применительно к данной компании.

Внедрение бизнес-процессов на предприятии сводится к тому, что для повторяющихся операций разрабатываются общие стандарты и алгоритмы действий, точно следуя которым, любой сотрудник никогда не допускает досадных ошибок, экономит рабочее время и получает на выходе готовый продукт своей деятельности.

Можно проиллюстрировать работу внедренного БП на довольно простом примере. Как отделу кадров произвести поиск нового сотрудника?

Порядок шагов, описанный бизнес-процессом, таков:

1. Рассмотреть резюме соискателя, если не подходит – отказать, если подходит – направить ему приглашение на собеседование;
2. Провести собеседование, если не подойдет – отказать, если подойдет, то пригласить на второе собеседование.

И так с каждым претендентом. Тем, кто знаком с программированием и составлением блок-схем, описание этого БП напомнит условный переход «если… то…».

При создании описания бизнес-процесса профессионалы пользуются специальными нотациями – они немного схожи с синтаксисом языков программирования. Самые распространенные системы нотаций это BPMN, IDEF0, EPC.

Как следует
внедрять БП

Продолжая тему внедрения БП, можно привести такой пример. Сотруднику необходимо оформить отпуск, он пишет заявление, которое, после одобрения со стороны руководства, направляется в отдел кадров, где оформляется соответствующий приказ. Далее этот приказ подписывается руководителем и поступает в бухгалтерию для расчета отпускных денег.

Такой подход к работе крайне неэффективен, так как из-за простого оформления отпуска работник теряет время и постоянно отвлекается от выполнения своих прямых обязанностей. После перестройки деятельности фирмы на процессно-ориентированную основу и реструктуризации такое простое действие, как оформление отпуска и не только оно уже будет происходить автоматически.

Начальные этапы внедрения процессного подхода происходят так:

1. Выявляются процессы, требующие особого управления;
2. Устанавливается точная последовательность и критерии результативности для каждого процесса;
3. Выполняется анализ и наблюдение за выполнением действий;
4. Назначается оптимальный комплекс мероприятий для реализации запланированного БП.

Выполнение этих действий предшествует внедрению процессного подхода.

Основные проблемы предпринимателей
без четкого понимания бизнес-процессов

Благодаря принципиально новым идеям становится возможным максимально автоматизировать работу и внедрить в процесс использование информационных систем. Но это совсем не значит, что посредством бизнес-процессов можно описывать лишь те действия, которые связаны с применением IT-технологий. Для эффективных БП важна организация работы структуры всего предприятия, а не только автоматизация каких-либо операций.

Так как на большинстве предприятий все еще действует старая схема взаимоотношений между сотрудниками, предполагающая подчинение по вертикали, а работу лишь в горизонтальной плоскости, то в данном случае построить правильный бизнес-процесс просто не удастся. Проблемы будут возникать во взаимоотношениях между отделами, а также на уровнях «начальник-подчиненный».

Например, бизнес-стратегия «повысить доход», спущенная от руководства вниз по вертикали без учета всех факторов, будет обязательно восприниматься по-разному двумя отделениями торговой фирмы.

Отдел продаж будет делать это за счет увеличения ассортимента товаров для привлечения покупателей. А отдел закупок будет снижать расходы на приобретение, сужая ассортимент в угоду увеличению оптовых партий для того, чтобы получить существенную скидку от поставщиков. Неизбежно возникает конфликт между двумя службами, где одна сторона заинтересована в расширении ассортимента, а другая – в его уменьшении.

Главная ошибка руководителя фирмы в построении бизнес-процесса сводится к тому, что он не допускает матричной схемы управления. Согласно этому подходу, каждый участник бизнес-процесса, помимо подчинения своему непосредственному начальнику, подчиняется и руководителю данного бизнес-процесса. Это в несколько раз повышает эффективность работы, так как сотрудник полнее и продуктивнее участвует в исполнении задачи.

Кроме этого, в процесс модернизации обязательно должны вовлекаться все участники. Это дает преимущество в сравнении со старым методом, когда пара-тройка руководителей решала за всю команду, как им работать. Авторитарный подход к управлению сделает описание процесса лишь формальным, без фактических плюсов для самих сотрудников.

Еще одна распространенная ошибка среди предпринимателей, которые нечетко воспринимают работу БП. Почему-то некоторые бизнесмены полагают, что сразу после введения новой системы управления обязательно должна резко вырасти прибыль их фирмы. Непосредственный доход, как, например, от продажи продукции, некоторые процессы не дают, они лишь повышают результативность труда работников, давая возможность для увеличения производительности. Это средство, а не панацея.

Почему внедрение и автоматизация БП
помогут выйти на новый уровень

Для ответа на этот вопрос, следует вспомнить пример из не такого уж давнего прошлого.

Раньше получение заработной платы было сопряжено с рядом довольно неприятных и утомительных действий – сначала нужно было разузнать, дают ли зарплату, потом выстоять длинную очередь, подписать все ведомости и лишь потом положить в карман долгожданные денежки. На это иногда уходила половина рабочего дня.

Теперь чаще всего все эти нудные операции сводятся к мгновенному зачислению денег на пластиковую карту.

Это лишь малая толика выгоды, которую можно иметь, используя автоматизацию систем управления.

Всего таких систем несколько, вот самые распространенные из них:

• CRM (Customer Relationship Management) – с ее помощью можно управлять и регулировать взаимоотношения с клиентами;
• ERP (Enterprise Resource Planning) – осуществляет планирование ресурсов компании;
• BPM (Business process management) – общая концепция управления с помощью бизнес-процессов.

Все они похожи по своей структуре, подразумевающей начальный ввод данных, их обработку и вывод нужной пользователю информации. Сфера применения систем автоматизации очень широка – от анализа продаж до составления смет.

Применение систем автоматизации в БП позволит:

• упростить выполнение трудоемких задач;
• всегда иметь под рукой необходимую информацию;
• облегчить или снять некоторые рутинные процессы.

С привлечением новых технологий в ведении бизнес-процессов любой руководитель сможет взять под полный контроль работу всего предприятия и облегчить труд своих подчиненных.

Цель внедрения
бизнес-процессов

Для различных организаций цели внедрения БП бывают различными. Чаще всего это зависит от направления деятельности и количества рабочего персонала.

Для небольшой фирмы (примерно на сотню сотрудников) цели моделирования бизнес-процессов могут быть следующими:

• регламентирование и систематизация ключевых аспектов работы – управление, финансы, поставки, сбыт и т. д.;
• разграничение сферы ответственности каждого работника;
• обучение работать по матричной процессной схеме с целью улучшения качества деятельности;
• автоматизация процессов.

В организации средних масштабов (от 100 до 1000 работников) цели введения бизнес-процессов подобны перечисленным выше, плюс добавляются еще несколько функций:

• стыковка и налаживание процессных входов и выходов с целью оптимизации работы различных структур;
• централизация и последующее тиражирование (в подразделения) процессных стандартов;
• периодическая ре-регламентация, инструктирование и обучение персонала.

Для крупной фирмы, где работают свыше 1000 человек, цели моделирования БП существенно увеличиваются, и добавляется еще ряд приоритетных направлений:

• оптимизация и формализация описания процессов для многоуровневой системы;
• использование баз данных и централизованное хранение процессных моделей;
• автоматизация создания инструкций, регламентов, методик и других шаблонов документов, описывающих выполнение процесса;
• формирование отчетности;
• анализ возможной реструктуризации, подсчет рисков;
• подбор и обучение персонала, вовлечение в процесс руководства.

Все описанные выше цели внедрения новой модели управления на предприятии ведут к одному результату – улучшению деятельности всей организации.

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Проект внедрения процессно-ориентированной структуры на предприятии состоит из нескольких этапов:

1. Определение основной стратегии – фиксируются долгосрочные цели и направления деятельности компании;
2. Описание организационной концепции – составление карты процессов верхнего и нижнего уровней, описание функций центров ответственности;
3. Анализ организационной структуры предприятия – уточнение функции каждого подразделения, составление схем структурных подразделений и концептуальное описание их деятельности;
4. Идентификация – составляется спецификация, содержащая название и краткое описание процесса, список клиентов – лиц или организаций, пользующихся результатом процесса, основные цели, результат, показатели, ресурсы, а также список поставщиков, исполнителей и владельцев процесса;
5. Составление списка должностных обязанностей и рабочих функций сотрудников;
6. Определение степени компетенции каждого работника, вовлеченного в процесс;
7. Описание профиля должности, состоящее из знаний, навыков, личных качеств и обязанностей.

Данные семь этапов составления «дорожной карты» любого БП для его проектирования и внедрения применяются специалистами повсеместно. Схематическое изображение составления карты бизнес-процессов можно увидеть на рисунке.

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Внедрение процессного подхода в работу предприятия способствует достижению ощутимых результатов в следующих положительных направлениях:

• руководство принимает решения, основанные на анализе и цифрах, а не на «чуйке»;
• согласование новых проектов и решений происходит в 5 раз быстрее;
• менеджеры заняты продвижением бизнес-идей, а не постоянным исправлением кризисных ситуаций, следовательно, на 50% уменьшается количество авралов, сбоев и нарушения сроков;
• сотрудники работают на основе регламентов, а не на основе спонтанных приказаний, поэтому их производительность увеличивается на 20%;
• любая перемена в работе сразу же подвергается анализу и корректировке;
• благодаря четкому описанию бизнес-процессов улучшается прибыльность всего предприятия, и окупаемость вложений составит всего полгода.

Изучив вышеизложенное, можно сделать вывод, что внедрение и автоматизация БП помогут добиться реального роста прибылей, сокращения издержек и повышения качества деятельности.

Преимущества работы
с нашей компанией

Отдавая проектирование и реализацию бизнес-процессов вашей организации в наши руки, вы получите сразу несколько ощутимых плюсов:

• упорядочивание задач понизит количество рутинной работы;
• мгновенный доступ к информации обоснует ускорение принятия решений руководством фирмы;
• на предприятии будет действовать единое информационное пространство, а данные будут храниться централизованно;
• благодаря созданию общего информационного поля снизится количество ошибок, возникающих при обработке и передаче данных;
• будет организован полный контроль исполнительской дисциплины в режиме реального времени.

Если вам хорошо знакомы проблемы работы во внештатных ситуациях из-за постоянных организационных конфликтов и непредсказуемости в достижении запланированных результатов, то вам следует задуматься о внедрении бизнес-процессов в управление компанией.

Что такое бизнес-план. Что такое бизнес план определение

Начинать какой бы то ни было бизнес без четкого представления, чем и как будем заниматься, бессмысленно. Это верный путь к провалу. Прежде не мешало бы разобраться с самим бизнесом, что это такое и с чем его едят, понять, что конкретно мы собираемся планировать. Другими словами, перейти к бизнес-планированию.

Что такое бизнес-планирование?

Существует несколько подходов к организации бизнеса. Они зависят от каналов поступления денег, которых насчитывается всего три: реализация ресурсов, обеспечение личной безопасности, оказание услуг.

Каждому каналу поступления денег соответствует конкретная сфера предпринимательской деятельности. В каждой такой сфере используется своя специфическая разновидность бизнес-планирования.

Если обобщить особенности, присущие обозначенным сферам, можно сформулировать свое собственное определение понятия «бизнес-планирование».

Итак, бизнес-планирование — это деятельность финансового менеджмента компании, направленная на четкое определение финансовых и экономических целей коммерческой организации, поиск путей, средств и методов их достижения с привязкой к конкретным обстоятельствам предпринимательской деятельности.

Бизнес-планирование ресурсов

Бизнес-планирование ресурсов тесно связано с имеющимися в наличии производственными мощностями.

Задача в том, чтобы произвести необходимое количество товаров и продать их по цене, конкурентоспособной на сегодняшнем рынке, получив при этом чистую прибыль.

Вторая важнейшая задача — подобрать в достаточном количестве и вовремя квалифицированный персонал, способный обеспечить производство качественных товаров.

Третья задача – проработка каналов реализации готовой продукции, налаживание взаимодействия не только с контрагентами, но и с банками, способными прокредитовать нужные объемы инвестиций.

Бизнес-планирование в области личной безопасности

Бизнес-планирование в области личной безопасности включает в себя несколько пунктов:

• организация эффективной охранной деятельности на предприятии;
• введение пропускного режима на стратегически значимых объектах;
• оборудование помещений дверями с кодовыми замками;
• привлечение консьержей, охранников, спецперсонала;
• повсеместное страхование оказываемых услуг и реализуемого товара.

Каждый из перечисленных пунктов должен финансироваться из прибыли. Объемы финансирования, разумеется, обусловлены соответствующим экономическим обоснованием.

Бизнес-планирование на рынке услуг

Бизнес-планирование рынка услуг, где за приемлемую плату создаются необходимые результаты для клиента, весьма ходовая вещь.

Планирование бизнес-процессов в этой сфере должно предусматривать обучающие курсы разной направленности, семинары, тренинги личностного и карьерного роста, глубокое изучение рабочих схем, приносящих результаты.

Отдельным блоком должны отстоять мероприятия, направленные на непрерывное повышение уровня подготовки исполнителей и специалистов, их регулярную переподготовку и периодическую аттестацию.

От того, насколько более уверенно специалисты знают предметную область и обладают мастерскими навыками, напрямую зависит успешность бизнеса.

Формы бизнес-планирования

Существует градация бизнес-планов в зависимости от срока разработки. Условные наименования таких планов имеют конкретное звучание:

• бизнес-план «борьба»,
• бизнес-план «защита»,
• бизнес-план «атака».

Как правило, наименее рискованным и медленным, но наиболее долговечным на выходе является бизнес-план «борьба». Успешно «защищенный» бизнес-план дает среднюю доходность. «Атакующий» план при удачном исходе дает моментальный, быстрый доход.

Итак, мы получили беглое представление о формах бизнес-планирования (в зависимости от рода бизнеса), а также о временных схемах бизнес-планирования. Это базовая информация по бизнес-планированию. Методы, описанные здесь, применялись, применяются и будут применяться всегда. Это база любого бизнеса.

определение, какую информацию он содержит

Существует множество заумных формулировок, раскрывающих понятие слова «бизнес-план». Прочитав их, я впал в ступор – меня начала мучить одна мысль: «Зачем? Зачем так сложно рассказывать о простых вещах?»

Уважаемые теоретики, пишущие заумные книги по маркетингу. Прекращайте издеваться над своими читателями! Не забывайте, они ведь тоже люди, их мозг имеет определённую температуру кипения. Кстати, именно ваши непонятные формулировки отбивают у многих студентов интерес к познанию основ бизнеса. Своими занудными книгами, вы выращиваете таких же неудачников, как и вы. Завязывайте с этим делом – научитесь, наконец, писать интересно, а не печатать шифрограммы в своих учебниках.

Итак, что же такое бизнес-план? Давайте начнём с определения:

Бизнес-план – это детальный план действий по созданию и развитию конкретного предприятия.

Бизнес-план содержит в себе следующую информацию:

• Маркетинговый анализ перспективности выбранной бизнес-идеи. Здесь вам и анализ рынка именно в том регионе, где планируется вести бизнес; и анализ конкурентов; и изучение покупательского спроса и многое другое.
• Финансовый анализ. Это абсолютно все планируемые затраты, как на открытие бизнеса, так и на поддержание его на плаву (заработная плата сотрудникам, аренда, телефонная связь, налоги и т.д.) Ещё здесь рассчитана доходная часть, а также показана ожидаемая прибыль.
• Анализ рисков. Естественно, как же без рисков. Их надо учесть и тщательно проанализировать. А затем, взвесив все «за» и «против», принимать решение.
• Стратегия развития компании. Это самый важный пункт. В нём излагается пошаговая инструкция (план действий) по открытию и развитию будущего бизнеса. Это своеобразный маршрутизатор, указывающий путь предпринимателю. Грамотно составленная стратегия развития компании не даст бизнесмену сбиться с пути при любой погоде на рынке.

Чтобы лучше понять, что такое бизнес-план, я предлагаю провести аналогию со строительством многоэтажного дома. Как вы думаете, с чего начинается строительство «многоэтажки»?

Кто-то сейчас может ответить: «С укладки фундамента!» И это верно. А что делается до укладки фундамента? Вот, в самом начале как всё происходит?

Может, приходит прораб со своими рабочими на стройплощадку, берёт штыковую лопату, чертит на земле прямоугольник и говорит своим «орлам»: «Копать будем вот по этой линии! Затем заливаем фундамент и начинаем выводить стены. Завтра я приду и подумаю, какой высоты будут потолки в квартирах этого дома. Просто я забыл, сколько мне надо кирпичей отсюда взять на строительство дачи для своей тёщи и будки для Бобика». Так что ли?

Лично я в этом сомневаюсь. Нет, в желании прораба построить за счёт своей компании дачу для тёщи и будку для собачки сомнений нет, а вот, что прораб приезжает на стройплощадку, не имея представления о том, что он будет строить – в этом я очень сомневаюсь.

На самом деле перед строительством дома проделывается титаническая работа: тщательно изучается само место строительства, подготавливается и чертится проект дома, рассчитывается полная калькуляция затрат на материалы и т.д. В общем, составляется своеобразный план по строительству объекта.

А бизнес-план – это в некотором смысле план по строительству бизнеса. Как-то так…

Что же, друзья мои. Думаю, теперь вы имеете представление о том, что такое бизнес-план. Кстати, а зачем он вообще нужен? Есть ли смысл заморачиваться с этими расчётами и аналитическими исследованиями? Предлагаю рассмотреть данные вопросы в следующей публикации.

план — это. Что такое Бизнес-план?

Бизнес-план — (business plan) Подробный план на определенный период, часто на три, пять или десять лет, устанавливающий показатели, которых предприятие должно достичь. Бизнес план составляется на многих предприятиях, особенно в тех случаях, когда предприятие… … Финансовый словарь

Бизнес-План — (business plan) Подробный план на определенный период, часто на три, пять или десять лет, содержащий показатели, которых должно достичь предприятие. Бизнес план составляется на многих предприятиях, особенно в тех случаях, когда предприятие… … Словарь бизнес-терминов

бизнес-план — Документ, в котором систематизируются основные аспекты намеченного коммерческого мероприятия, проекта (его цели, пути и средства их реализации) для обоснования стратегии предстоящих действий и привлечения необходимых инвестиций (последнее… … Справочник технического переводчика

Бизнес-план — план, программа осуществления бизнес операций, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности.[1][2] Бизнес план служит трем основным целям: Он дает… … Википедия

Бизнес-план — [business plan] документ, вырабатываемый новой или действующей фирмой, компанией, в котором систематизируются основные аспекты намеченного коммерческого мероприятия. Процедура разработки Б. п. позволяет предвидеть возможные проблемы, избегать … Экономико-математический словарь

Бизнес-план — – план реализации предпринимательского проекта. Оптимальным по структуре и содержанию считается бизнес план, включающий семь разделов: цели и задачи проекта; обобщенное резюме, основные параметры бизнес плана; характеристика продуктов, товара,… … Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник

Бизнес-план — Бизнес–план осуществления инвестиционного строительного проекта– сводный плановый документ, который составляется на стадии разработки инвестиционного проекта. В нем определяются цели проекта, его реализуемость и эффективность,… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов

БИЗНЕС-ПЛАН — план, программа осуществления бизнес операции, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный … Экономический словарь

бизнес-план — сущ., кол во синонимов: 1 • план (67) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

бизнес-план — бизнес план, бизнес плана … Орфографический словарь-справочник

Что такое бизнес планирование

Рассматривая вопросы бизнеса и как его составляющего все бизнес процессы, мы рано или поздно задаем себе вопрос, а что такое бизнес-план? У людей так или иначе связанным с бизнесом он может возникать как по естественных причинам, к примеру, связанным с развитием тех же бизнес идеи на селе , или по «принудительным», к примеру, берете кредит в банке. Такой же вопрос встает и у тех, кто хочет заняться бизнесом ну и конечно у студентов, думаю, всем трем категориям будет интересно почитать, что же такое бизнес-план, даже если Вы уже читали классическое определение.

Собственно исходя из того, что классическое определение бизнес-плана содержит в себе, мягко скажем, набор достаточно умных слов таких бизнес процессы, планирование, с моей точки зрения не описывает самых главных нюансов и естественно не отвечает на второй вопрос – «А собственно, зачем нужен бизнес-план». Ведь если рассмотреть ситуацию объективно то процентов 80 всех бизнес планов в стране не то, что не могут ответить на реальные вопросы, а, грубо говоря, даже близко не лежат к настоящим процесса в том или ином бизнесе.

Но все же начнем с классического определения – что такое бизнес-план?

Бизнес-план — план, программа осуществления бизнес-операций, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, товаре, его производстве, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности.

Бизнес-план – краткое, точное, доступное и понятное описание предполагаемого бизнеса, важнейший инструмент при рассмотрении большого количества различных ситуаций, позволяющий выбрать наиболее перспективный желаемый результат и определить средства для его достижения. Бизнес-план является документом, позволяющим управлять бизнесом, поэтому его можно представить как неотъемлемый элемент стратегического планирования и как руководство для исполнения и контроля. Важно рассматривать бизнес-план как сам процесс планирования и инструмент внутрифирменного управления.

Бизнес-план — программный продукт, вырабатываемый в ходе бизнес-планирования.

Вот такое определение дает wikipedia.org, по сути, тяжело с ним не согласиться, но большинство отечественно бизнеса, особенно малого не просто игнорируют понятие бизнес-плана, а просто считают его чем-то экзотическим.

А вот теперь и давайте разберемся, что же такое бизнес-план, и с чем «его едят» и собственно, а зачем он нужен бизнесу вообще?

Для того чтобы просто объяснить думаю корректно провести аналогию и так аналогия на темы бизнес-плана.

Для этого я просто опишу обычное поведение в интернете и себя (еще несколько лет назад) и своей жены сейчас, да собственно и большинства читателей данной статьи.

1.Запустили браузер с мыслью найти информацию о, к примеру, бизнес планировании.

2.Набрали в поисковике фразу «планирование в бизнесе» и зашли, немного почитали

3.Вернулись к поисковику, опять набрали фразу «бизнес-план»

4.Зашли читаете и тут бац яркая картинка или анонсы (хотя мне к примеру было бы очень интересно чтобы Вы читали и другие статьи на блоге но) переходим

5. Перешли на тематику «готовые бизнес-планы», а там другое объявление «Пугачева больна»

6. Переходим, читаем, а там еще более обворожительное объявление и …, а тут еще кто-то написал в социальной сети

7. Смотрим на часы, прошло несколько часов, а собственно на вопрос что такое бизнес планирование Вы так ответа не получили, ведь мы помним, что заходили именно за этим!

Результат потрачено много времени Вы узнали как дела у Пугачевой, о том что в Турции взорвался газопровод и так далее и даже успели пообщаться с друзьями в социальной сети, но вот на тот вопрос который Вас волновал ответа нет.

Я надеюсь, что приведение именно такой аналогии позволит ярко обрисовать, что же такое бизнес-план для малого бизнеса, это четкий план, что и когда нужно делать. То есть, заканчивая аналогию можно говорить о том, что некоторые люди уже сейчас занимаются планированием своего времени и, к примеру, читая ответ на какой-то вопрос, у них на экране загорается «лампочка» прошло 30 минут и нужно написать отчет.

Аналогичная ситуация при создании бизнес, когда бизнесмен начинает терять нить и кидаться в крайности, вместо регистрации бизнеса ищет оборудования, или покупаем запускает цех а потом не знает куда и кому его продавать и так далее. Или же берет готовый бизнес-план и …. Сталкивается с тем, что вместо 100 единиц продукции реально может продавать только 10 и идея стает сразу убыточной, а ведь все готовые бизнес-планы взяты с потолка и не отражают региональные особенности рынков.

Так что, отвечая на вопрос, что же такое бизнес-план?

Можно сказать, что это четко продуманный план действий по созданию и работе бизнеса, в котором четко должно быть прописано, что за чем делается и как делается и во сколько это все обойдется. Одновременно подсказывая бизнесмену, что есть приоритетным, а что может подождать.

Вывод бизнес-план это руководство, как нужно действовать и какие операции делать, и что это даст.

Интересно, что опыт показывает правильно и грамотно составленный бизнес-план в 90% случаев гарантирует успех всего бизнеса, думаю что вызвало скептическую улыбку, но причины того что бизнес планирование дает такой эффект совсем не в том, что это все красиво оформляется, а в том, что дает возможности ошибиться. То есть в 9 из 10 случае после составления полноценного бизнес-плана, в котором предусмотрены все мелочи и конечно сделан региональный анализ и так далее может гарантировать, что бизнес пойдет и будет успешным. А все, потому что при составлении самого документа Вы четко можете ответить на вопрос, а стоит ли вообще его (бизнес) начинать? То есть, будет ли он прибыльным и есть ли спрос и так далее все это будет видно в 90% случаев. Грубо говоря Вы просто страхуете себя от большинства неудач, хотя существует вероятность того, что все пойдет не так как планировалась но по большому счету все спрогнозировать нельзя но от многих проблем Вы обезопаситесь.

Кстати если говорить честно то все бизнес планы которые есть в интернете и даже те которые заказываются «специалистам» не относятся к категории хорошие бизнес-планы, так как составляются по шаблоны и не учитывают Ваших особенностей как региональных, так и финансовых, так что они подойдут для получения субсидии на развития бизнеса от государства но не как для реальной деятельности об этом можете почитать здесь.

Не забывайте подписаться на блога «О бизнес идеях» дальше будет тоже интересно, а также отметьте статью в своих социальных сетях, просто нажав кнопку внизу поста.

Источник http://rzbpm.ru/knowledge/plan-uluchsheniya-biznes-processov.html

Источник http://oroalbero.ru/plan-vnedrenija-novyh-biznes-processov/

Источник http://novoeblago.ru/biznes/chto-takoe-biznes-plan-opredelenie.html

Источник