Как оформить заявку на тендер: электронный и бумажный варианты

Участие в тендере на получение заказа имеет большое значение для улучшения финансового положения предприятия. Победа в конкурсе зависит не только от того, получилось ли убедить комиссию в своей надежности, высоком качестве товаров или выгодности предложения. Успех подчас кроется и в том, знает ли участник, как оформить заявку на тендер правильно. Ведь неграмотно поданные документы могут стать причиной, по которой предприятие сходит с дистанции на самом первом этапе.

Что важно знать

Заявка на тендер представляет собой пакет документов, подаваемый в электронном виде или печатном. Заявка включает в себя две части:

Чтобы правильно собрать пакет документов, участнику нужно вдумчиво ознакомиться с информацией, которую распространяет организатор торгов.

1. Заявление-согласие на участие в тендере на условиях, объявленных организатором торгов. Здесь же участник предоставляет всю информацию, которая касается предлагаемого товара, его качественных характеристик и цен.
2. Пакет документов, представляющих информацию о предприятии-участнике. Кроме учредительной документации, необходимы бухгалтерские отчеты, а также залог обеспечения сделки.

Оформление заявки на участие в тендере невозможно без понимания требований заказчика и критериев оценки комиссией. Потому обязательно нужно проанализировать тендерную документацию по интересующему конкурсу и получить ответы на следующие вопросы:

1. Как следует подготовить предложение.
2. Какие документы могут подтвердить соответствие предприятия всем требованиям участника.
3. Как описывать характеристики товара, какие сертификаты нужны.

Также нужно учесть валюту сделки, официальный язык документов, способ и место подачи заявки, сроки оформления предложения и его рассмотрения.

В каких тендерах лучше участвовать на старте. Видео

Виды заявок на тендер:

Существует два вида заявок на участие в тендере: электронный и бумажный. Рассмотрим подробно каждый из них.

Электронная заявка

Благодаря развивающимся интернет-технологиям, все более распространенными становятся электронные торги. Этот вид тендера может быть представлен следующими формами:

• запросом котировок;
• открытым конкурсом;
• электронным аукционом.

Последняя форма – самая востребованная для тендеров, проводимых онлайн. Сегодня существует много интернет-порталов, где разные заказчики проводят аукционы для заключения договора на поставку товара или услуг.

Предприятия, желающие участвовать в электронном тендере, должны быть зарегистрированными пользователями, иначе им будет недоступна функция подачи заявки. Срок аккредитации на сайте не должен быть на исходе (не менее трех месяцев).

Чтобы оформить электронную заявку, нужно провести следующие действия:

1. Заполнить специальную форму участника торговой площадки.
2. Отсканировать документы в соответствии со списком, требуемым заказчиком (основные справки и реквизиты участника «подтянутся» из личного кабинета, где они были уже оформлены при регистрации).
3. Загрузить в специальные онлайн-формы сканированные документы.
4. Заполнить обе части заявки на тендер (они отправляются вместе).
5. Подтвердить заявку электронной подписью ответственного лица, представляющего интерес компании на аукционе.

Сроки подачи заявки с момента объявления о проведении конкурса варьируются в зависимости от суммы сделки:

• до 3 млн рублей – больше недели;
• от 3 млн рублей – 3-4 недели и более.

Обязательным условием рассмотрения электронной заявки является предоставление участником ее финансового обеспечения. Обычно необходим денежный залог, составляющий 5% от суммы всей сделки. Если электронный счет предприятия не содержит указанные финансовые средства для участия в тендере, заявка будет отклонена автоматически.

Заявка в конверте

Заявка в печатном виде подается с пакетом документов в оформленном специальным образом конверте. Перед тем, как формировать заявку, следует ознакомиться с официальными условиями заказчика:

;
• список документов, прилагаемых к заявке;
• образец заявки.

Уточнить условия можно на официальном сайте организатора или обратившись в тендерную комиссию.

Что касается перечня документов, список может иметь разные вариации. Однако среди учредительных документов обязательно должны быть:

• выписка из Единого реестра (оформленная не позднее, чем за две недели до подачи заявки);
• справки из налоговой о постановке на учет, а также об отсутствии задолженности;
• копия устава организации и приказов о назначении ответственных лиц.

Если на тендере интересы компании представляет посредник, необходима доверенность, заверенная у нотариуса. Финансовое обеспечение может быть предоставлено документами на залоговое имущество или банковской гарантией.

Документы нумеруются и подаются с описью. Могут потребоваться несколько копий к оригиналам. Это делается для того, чтобы членам комиссии было удобно рассматривать документ одновременно.

Собранные документы упаковываются в конверт, на котором, кроме реквизитов отправителя и получателя, указывают сведения о назначении конверта, номер лота и дату вскрытия пакета.

Факт подачи заявки отображается в журнале регистрации тендерной комиссии.

Подготовить фирму к участию сможет профессиональный специалист,который оказывающий помощь в тендере, занимается комплексом услуг: от анализа документов для подачи заявки до контроля выполнения обязательств по договору.

Образец заявки на участие в тендере

Заявка на участие обязательно оформляется на фирменном бланке организации-участника тендера. Типовой образец предполагает внесение таких данных:

• наименование тендера;
• сайт, на котором размещена информация о тендере;
• дата размещения извещения;
• наименование организации;
• наименование и описание Товара, его технические, количественные и качественные характеристики;
• обязательно – цена Товара, а также что она включает (доставка, налоги, пошлины и т. д.).

Тендерное сопровождение

Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.

Тендерное сопровождение особо актуально, если вы:

• не имеете большого опыта или вовсе не принимали участие в государственных конкурсах;
• не хотите рисковать и действовать наобум;
• не хотите допустить осечку на ответственном тендере.

Знаете ли вы, что 90% участников тендеров не допускаются к торгам из-за недочетов в документации или неправильно оформленной заявке? Если вы не профессионал, допустить ошибку в документах – проще простого. В таком случае поможет только тендерное сопровождение.

Сопровождение тендеров квалифицированными юристами убережет вас от губительных недочетов, которые могут негативно отразиться на результатах конкурса.

Подготовка тендерной документации в 2020 году: порядок оформления, образец

Организации и ИП активно участвуют в различных тендерах, но для регистрации заявки им необходимо правильно подготовить тендерную документацию. Перечень документов и требований меняется в зависимости от того, какие именно товары (услуги) нужны заказчику.

Порядок составления

Тендером называют конкурс на предоставление услуг/товаров или выполнения определённых работ. Заказчик выбирает исполнителя из претендентов, подавших заявку на участие в конкурсе. Требования проведения отбора закрепляются в тендерной документации.

В тендерной документации указываются личные данные организатора, такие как:

• ФИО, юридический адрес и контактный телефон;
• номер факса, адрес email;
• цена, место и выдвинутые условия вручения пакета документов.

Оформление тендерной документации

Образец подготовки заявки и рекомендации к заполнению бумаг, входящих в тендерную документацию, указаны в МДС 80-4.2000 Госстроя России, Распоряжении Госкомимущества РФ N 660-р, Госстроя РФ N 18-7 от 13.04.1993.

Детали же, касающиеся содержания документов, выставляются тендерным комитетом, который рассматривает предложения претендентов и определяет победителя конкурса.

За разработку документации отвечает либо сам организатор, либо консалтинговая компания, к которой он обращается для правильного составления тендера.

Победителем, как правило, становится тот, кто предложит комиссии наиболее выгодные условия сотрудничества для заказчика. С участником, победившим в борьбе, заключается контракт на тендер, условия которого полностью соответствуют тем, что были обозначены в рамках конкурса.

Содержание

В тендерной документации обозначают как технические, так и коммерческие нюансы сотрудничества.

В технической части указывают сведения, касающиеся объекта торгов:

• инструкции для поставщиков;
• информационные карты, в которых отражают порядок выполнения и подачи;
• наименование товара, виды работы;
• ссылки на стандарты, которые должны быть соблюдены при выполнении контракта;
• иные сведения и графики, касающиеся исполнения задачи, поставленной заказчиком.

Более подробный список сведений, входящих в техническую часть технической документации:

Коммерческая часть состоит из информации о выставленных расценках, порядка исчисления цен, графика платежей, источников финансирования контракта. Здесь же указываются гарантии, предоставляемые заказчиком.

Помимо сведений, необходимых конкурсантом, в конкурсной документации указывают данные о пакете бумаг, который должен подготовить исполнитель/поставщик.

Обычно для участия в конкурсе желающие представляют:

• заявку;
• справку из банка, подтверждающую отсутствие задолженности;
• документы, содержащие технические, качественные и иные сведения, отражающие свойства предлагаемых материалов и товаров;
• проект договора о запланированных закупок;
• методические указания, необходимые для проведения расчётов по тендерной заявке;
• валюта, которая используется для проведения сделок;
• требования к тендерным заявкам;
• сроки окончания конкурса и место (способ) приёма заявок;
• дата и место открытия конвертов с полученными предложениями от претендентов;
• опись документации, прикладываемой к заявке.

Внесение изменений и дополнений

Организатор тендера вправе внести поправки в изначальные условия конкурса, но обязан разъяснить причину нововведений, предоставив документы, поясняющие основания такого решения.

Он обязан оповестить всех участников в срок не позднее 7 календарных дней до истечения периода приёма заявок. При этом на отправку оповещение и внесение поправок в пакет документации дается всего 5 рабочих дней.

Документы

Стандартный перечень бумаг, необходимых для участия в конкурсе, состоит из:

• заявки и списка документов, подаваемых вместе с ней;
• свидетельств, подтверждающих, что поставщик (исполнитель) соответствует требованиям, выдвинутым заказчиком;
• суммы всех затрат, которые учитываются при расчёте конечной цены;
• технических характеристик (нужны, если заказчик нуждается в поставке товаров или устройств);
• прайс-листа на предлагаемые услуги;
• документа, который подтверждает гарантийное обеспечение тендерной заявки.

В качестве перечисленных бумаг могут выступать:

• лицензии на осуществление деятельности;
• документ, подтверждающий право на занятие предпринимательской деятельностью, свидетельство о прохождении госрегистрации;
• аудит за последний отчётный год;
• паспорт (нужен, если в конкурсе участвует ИП);
• устав компании с указанием учредителей, акционеров и держателей акций;
• справка из банка об отсутствии задолженности за последние 3 месяца работы.

Подготовка прайс-листа

Потребуется отразить все запланированные расходы, необходимые для исполнения тендерного контракта, сведя их в таблицу цен. Нужно подготовить бумажную и электронную версию документа.

В прайс-листе указывают расходы на:

• получение необходимых сертификатов, страховки и лицензий;
• выплату всех налоговых платежей, пошлин и т.п.;
• другие действия или работы, необходимые для исполнения тендерного контракта.

В самом конце, с учётом всех приведённых в таблице затрат, указывается конечная цена за продукт (услугу).

Все перечисленные расценки, закреплённые в таблице, останутся неизменными в течение всего срока действия договора о закупках/оказания услуг. Цены указываются в той же валюте, что использовалась в период приёма заявок на тендер.

Оплата поставщику/исполнителю осуществляется только после выполнения им всех обязательств, если другие условия не были закреплены в контракте.

От претендента могут потребовать т.н. гарантийное обеспечение, под которым понимается залог в денежной форме. Средства вносятся на счёт организатора конкурса для того, чтобы претендент смог подтвердить, что он сможет исполнить взятые на себя обязательства. Если желающий проиграет тендер, то внесённые средства будут возвращены в сроки, оказанные в тендерной документации.

Документы для тендеров, которые готовит заказчик

Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.

Организатор обязан предоставить:

• проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
• техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
• документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
• проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).

При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.

Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.

По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.

Подготовка документации для участия в тендерах:

Оформление тендерной документации – практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):

Извещение о проведении аукциона

Заказчику необходимо оповестить всех потенциальных исполнителей о начале конкурса, разослав уведомление.

В оповещении необходимо указать:

• техническое задание – объект закупки (товар/услугу), необходимое количество и его описание;
• дату завершения приёма заявок, окончания их рассмотрения;
• источники финансирования контракта;
• адрес онлайн-площадки, на которой будет проводиться конкурс;
• обоснование начальной цены контракта;
• место и сроки доставки товара, выполнения работ или оказания услуг.

Образец извещения представлен в ст. 42 ФЗ N 44.

Документация об электронном аукционе

Все бумаги могут быть загружены в цифровом виде, если аукцион проводится на онлайн-площадках. Перечень требуемых свидетельств не отличается от тех, которые необходимы для участия в тендерах, проводимых в оффлайн-режиме.

Однако для участия в электронных аукционах, которые проводятся согласно ФЗ N 44, понадобится предоставить документ о прохождении аккредитации с электронной цифровой подписью.

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Желающему выступать поставщиком потребуется подготовить тот же набор свидетельств, который от него требуют для прохождения аккредитации на любой электронной площадке для торгов:

• декларацию о соответствии;
• лицензии на осуществление деятельности/продажи товара;
• подтверждение добросовестности участника;
• ИНН как самого участника, так и директора и учредителей; (СМП);
• согласие исполнителя на выполнение тендерного контракта (поставку товара, выполнение работ и т.п.).

Декларация о соответствии требованиям

Документ, посредством которого производитель/поставщик подтверждает, что он соответствует условиям закупочной документации.

Единой формы бланка не установлено. Если тендер проходить на электронных площадках, претенденту достаточно поставить галочки в нужных графах. Если от претендента требуют бумажную декларацию, то вместе с ней подаются дополнительные свидетельства – лицензии на осуществление деятельности, документ о прохождении госрегистрации и т.п.

Согласие на поставку товара или выполнение работ

Ещё один документ, носящий формальный характер. Он подтверждает, что участник обязуется исполнить все возложенные на него задачи, закреплённые в закупочных бумагах.

Согласие составляется в свободной форме, но должно включать в себя те же положения, которые закреплены заказчиком в рамках тендера. Если торги проходили на электронных площадках, тогда составлять бумажную версию документа не потребуется (закр. в ч.3 ст. 66 ФЗ N 44).

Декларация о принадлежности к СМП

Участвовать в некоторых конкурсах могут только субъекты, относящиеся к малому предпринимательству. В таком случае желающий должен предъявить декларацию, подтверждающую, что он принадлежит к категории СМП.

Итак, под тендерной документацией понимается перечень бумаг, оговаривающий все условия участия в конкурсе. Претендент же обязан подтвердить, что ему по силам исполнить задачу, поставленную заказчиком.

Источник https://otendere.com/pro-tendery/dokumenty-dlya-tendera/zayavka-na-tender.html

Источник https://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/zakupki/tendery/podgotovka-dokumentatsii.html

Источник

Источник