0 0

Как выиграть тендер: пошаговая инструкция

Тендер — отличный шанс для любой компании. Он позволит заявить о себе, укрепить свою репутацию и не в последнюю очередь хорошо заработать на крупном заказе. Однако правила проведения тендеров в России достаточно сложны, и следует знать обо всех подводных камнях, если хочется не только поучаствовать в тендере, но и выиграть его.

С чего начать выигрывать тендеры: выбираем заказчика с учетом профиля — шаг 1

Первое, что требуется сделать для участия в тендере — найти подходящего заказчика. Сразу стоит отметить, что тендеров проводится очень много, но — поскольку большинство организаций, особенно небольших, не может принимать участие в десятках конкурсов одновременно — к выбору заказчика стоит отнестись очень серьезно. Компании, которая хочет подать заявку на участие в тендере, нужно оценить здраво и беспристрастно как минимум два момента:

Компания заказчика. Вам предстоит собрать информацию по следующим направлениям:

• какие конкурсы проведены компанией-заказчиком;
• кто становился победителем;
• сколько раз;
• как заказчиком выполнены обязательства перед добросовестным исполнителем и выполнены ли.

• финансовые. Участие в тендере сулит прибыль, но и требует определенных финансовых вложений как на стадии подготовки к участию, так и нередко в процессе исполнения заказа. Сможете ли вы справиться своими силами или придется прибегнуть к помощи кредитных организаций?
• трудовые. Для ведения участия в тендере требуется определенный ресурс — вам придется подготовить всю необходимую документацию, провести презентацию товаров и услуг перед заказчиком и прочее. Есть ли у вас в компании люди с соответствующей квалификацией или придется обратиться за помощью к специалистам?

Кроме того, при выборе тендера нужно учитывать следующие аспекты:

• величина контракта;
• вид тендера:

• Открытый или закрытый. Большинство тендеров — открытые, то есть принять участие в них может любой желающий. Информации о закрытых тендерах вы в свободном доступе не найдете, поскольку все вероятные участники получают персональные приглашения. Чаще всего закрытый тендер проводится тогда, когда его исполнение связано с коммерческой или государственной тайной.
• Коммерческий или государственный. Коммерческие тендеры может устраивать любая коммерческая организация, она же и определяет критерии отбора победителей. Государственные тендеры, организаторами которых могут быть как органы госуправления, так и государственные корпорации, очень строго регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ, определяющим порядок проведения тендера и определения победителей.

Изучаем конкурсную документацию — шаг 2

Прежде чем начинать сбор документов для участия в тендере, нужно внимательно изучить документацию, предоставленную самим заказчиком, — она доступна в ЕИС (единой информационной системе госзакупок) или на ЭТП (электронной торговой площадке). Как правило, документация включает в себя проект договора, технические задания и спецификации, при необходимости — сметы и проекты. Недостаточно просто бегло просмотреть все это — вам необходимо тщательно изучить каждый документ, сопоставить требования заказчика и ваши возможности, учесть и его пожелания к исполнителю или поставщику (срок работы компании на рынке, опыт участия в тендерах), принципы определения победителей и другие условия, которые могут быть выдвинуты при проведении коммерческих тендеров.

Уточняем детали и обращаемся за разъяснениями — шаг 3

Каждый участник тендера имеет право обратиться к заказчику за дополнительной информацией или уточнениями (это нередко требуется, если документация оформлена с ошибками, что случается). Запрос разъяснений анонимен, он составляется в свободной форме и публикуется на ЭТП. Важно знать, что направлять такой запрос можно не позднее, чем за 72 часа до окончания срока принятия заявок (или за 5 дней до окончания приема заявок, если речь идет об открытом конкурсе). При этом заказчик обязан предоставить разъяснения в течение двух календарных дней. Если в установленные законом сроки ответа получено не было, вы имеете право подать жалобу в ФАС. Согласно 44-ФЗ на каждый тендер можно направлять до трех запросов-разъяснений.

Собираем документы для подачи заявки на участие в тендере — шаг 4

Это один из самых трудоемких этапов подготовки к тендеру. Для участия в тендере нужно предоставить необходимый минимум документов, определенный законодательством:

• Документы, подтверждающие информацию о компании (название, адрес, ИНН);
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• Документ, подтверждающий полномочия сотрудника, подающего заявку (копия решения о назначении на должность или доверенность);
• Документы, подтверждающие соответствие компании требованиям к участникам конкурса;
• Копии учредительных документов компании;
• Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия).

Но в некоторых случаях требуются и дополнительные бумаги — например, документы, которые подтверждают соответствие участника ограничениям, установленным заказчиком. Кроме того, заказчик коммерческого тендера вправе потребовать любые другие документы — например, справку об отсутствии налоговой задолженности.

На аспекте обеспечения заявки на участие стоит остановиться подробнее — именно с этим документом связаны основные трудности. Обеспечение заявки — это своего рода гарантия серьезности ваших намерений. Оно удостоверяет, что в случае победы вы не передумаете и не станете уклоняться от подписания контракта. Обеспечение заявки возвращается после подписания договора. Однако до этого момента вам нужно изыскать средства в требуемом объеме. Есть два варианта: изъять часть средств из оборота или предоставить банковскую гарантию — кредитный продукт, созданный специально для этих целей. Второй вариант предпочтительнее, поскольку вам не придется жертвовать (пусть и временно) деньгами компании.

Оформляем тендерную заявку — шаг 5

Образец оформления тендерной заявки можно найти в конкурсной документации. Она состоит из двух частей: собственно заявки и списка прилагаемых к ней документов — о них мы писали выше. Заполнять тендерную заявку нужно крайне внимательно, поскольку малейшая ошибка или неточность может стать причиной недопущения к тендеру.

Подаем заявку на участие в тендере — шаг 6

Каждый заказчик устанавливает жесткие сроки окончания приема заявок. Окно между датой объявления тендера и последним днем приема заявок зависит от суммы контракта. Если она превышает 3 миллиона рублей, то между этими двумя датами должно быть не менее 20 дней. Если сумма меньше 3 миллионов рублей, этот срок должен быть не менее 7 дней.

Подача заявки в электронной форме на ЭТП возможна лишь в том случае, если вы аккредитованы на данной площадке и можете предоставить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Обе части заявки должны быть отправлены одновременно. После ее регистрации оператор пришлет вам подтверждение того, что заявка получена.

Презентуем компанию — шаг 7

Нередко заказчик, обратив внимание на компанию, хочет увидеть ее презентацию. Это важный шаг — вам предстоит продемонстрировать все достоинства вашей организации и выгоды от сотрудничества с вами. Поэтому презентацию не следует делать впопыхах, она должна быть наготове. Обязательно стоит включить в нее наглядные видеоматериалы, инфографику, конкретные факты — все, что позволит потенциальному заказчику составить полное (и лестное!) мнение о вашей компании буквально за несколько минут.

Ожидаем результатов проведения тендера — шаг 8

После того как пройдены все предыдущие шаги, вам остается только ждать результатов. Протокол подведения итогов будет опубликован заказчиком тендера на ЭТП в течение 3 дней после его составления. И если вы все сделали правильно, у вас будет очень неплохой шанс оказаться победителем.

Проведение тендеров для компании-новичка — непростой процесс. Сложнее всего правильно оформить все необходимые документы и обеспечить себе банковскую гарантию. Именно ради экономии времени и снижения риска ошибок многие компании, не имеющие собственного тендерного отдела и не располагающие свободными средствами, обращаются за помощью к специалистам.

Как получить финансовое обеспечение участнику тендера?

За ответом на данный вопрос мы обратились к эксперту консалтинговой компании КСК групп Андрею Тюрину:

«Обычно главным камнем преткновения для компаний, желающих принять участие в тендере, становится необходимость предоставления организатору торгов финансового обеспечения. В первую очередь это касается госконкурсов, на участие в которых для подачи заявки законодательно необходима банковская гарантия. Все чаще требуют предоставления подобной гарантии и крупные коммерческие заказчики.

При этом сроки подачи заявок ограничены, а банку для принятия решения о выдаче гарантии требуется время, порой не устраивающее соискателя. Ожидая одобрения, компания-соискатель может упустить момент, впустую потратив усилия на подготовку заявки. Именно поэтому содействие в получении банковской гарантии стало одной из самых востребованных услуг в КСК групп.

Консультируя средний и крупный бизнес по данному вопросу, мы понимаем, что клиенту требуется не просто совет, а полновесное решение его проблемы с заранее просчитанным экономическим эффектом в оговоренные сроки. Наша помощь заключается в обеспечении лучших условий предоставления банковской гарантии и полном сопровождении компании до получения ею документа.

Обращаясь к услугам КСК групп, постоянные клиенты знают, что могут рассчитывать на оформление банковской гарантии на комфортных условиях: под более низкий процент, чем в среднем по рынку, на более продолжительный срок и при максимальной лояльности к наличию залогового обеспечения. Добиться согласия выбранного банка на благоприятные условия удается благодаря тщательной подготовке и структурированию сделки, а также взаимодействию с лицами, принимающими решения либо способными повлиять на окончательное решение в кредитной организации.

В большинстве случаев мы добиваемся принятия положительного решения на кредитном комитете банка в отношении выдачи гарантии. Отдельно стоит упомянуть об оперативности решения вопросов: мы всегда укладываемся в сроки, которые берем на себя, — обычно удается оформить банковскую гарантию в течение суток».

P. S. Более детальную информацию о реализованных проектах можно получить на сайте КСК групп. Здесь же можно оставить заявку на бесплатную первичную консультацию.

Оформление банковской гарантии для участия в тендере — сложная задача, которую можно доверить профессионалам.

Сложный и многоуровневый процесс привлечения внешнего финансирования для исполнения госконтракта стоит доверить проверенным и опытным специалистам.

При оформлении банковской гарантии стоит внимательно отнестись к выбору банка. Не все банки имеют право выдавать банковские гарантии!

Специалисты консалтинговых компаний могут порекомендовать банковский продукт на выгодных условиях, помочь корректно оформить документы для подачи заявки в банки, что снижает риски отказов.

Выбирая консалтинговую компанию, стоит обратить внимание на опыт работы организации, список клиентов, а также отзывы.

Амелёхин Леонид Александрович Ответственный редактор

С 1 июля 2018 года право выдавать банковские гарантии осталось только за банками, чей кредитный рейтинг не ниже «А-(RU)» агентства АКРА и не ниже «ruА-» рейтингового агентства «Эксперт РА». Это значит, что количество банков, работающих с участниками тендеров, значительно сократилось, а срок рассмотрения заявок вырос. В таких условиях обращение к брокеру или в консалтинговую фирму, если у вас нет собственного тендерного отдела, стало практически необходимым.

Обеспечение заявки на участие в конкурсе: способы, условия и сроки

Банковская гарантия: что представляет собой документ, его назначение, виды и условия использования

Подлинность банковской гарантии: как проверить документ?

© 2021 АО «Аргументы и Факты» Генеральный директор Руслан Новиков. Главный редактор еженедельника «Аргументы и Факты» Игорь Черняк. Директор по развитию цифрового направления и новым медиа АиФ.ru Денис Халаимов. Шеф-редактор сайта АиФ.ru Владимир Шушкин.

Организация и проведение тендерных торгов

Современный бизнес с каждым годом становится все более гибким, мобильным и меняющимся. То, что было оптимальным год назад, сегодня может быть очень далеким от идеала. Часто встречаются и принципиально новые возможности, упущенные, которые могут быстро отстать от конкурентов, а то и вовсе «не быть в бизнесе». И все это из-за приверженности устоявшимся, «проверенным временем» схемам, неспособности работать не только тактически, но и стратегически.

Теперь наибольшей эффективности можно добиться не столько за счет использования накопленных связей, сколько за счет максимального использования рыночных механизмов и, прежде всего, конкурентной борьбы поставщиков. Ведь бизнес в современных рыночных условиях очень похож на полномасштабные боевые операции, часто проводимые сразу на нескольких фронтах. Поэтому важно использовать все силы и средства для достижения успеха не только в конкурентной борьбе, но и для выживания компании. Основным методом государственных закупок являются торги — способ выдачи заказов на поставку товаров, услуг или подрядчиков на условиях, ранее заявленных в конкурсной документации, в установленные сроки на принципах конкурентоспособности, справедливости и оперативности. Государственный контракт заключается с победителем такого тендера — участником, подавшим предложение, которое соответствует требованиям тендерной документации и содержит лучшие условия (необязательно — минимальную цену).

Для цивилизованных операторов рынка вопрос о проведении или непроведении тендера не является принципиальным. Тендеры необходимы обеим сторонам: как заказчикам, так и участникам. Первая — иметь возможность выбрать лучшего, как по цене, так и по качеству. Вторая — показать свой профессиональный уровень, получить заказ, а затем использовать факт победы в тендере как элемент саморекламы.

Актуальность данной темы заключается в том, что использование тендеров широко развито, так как позволяет выявить наиболее выгодного поставщика.

Целью данной работы является изучение и закрепление знаний о порядке проведения и организации тендеров.

Теоретические основы организации и проведения тендеров

Сущность, цели, задачи и виды тендеров

Темндер — конкурсная форма отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ на условиях, заранее заявленных в документации, в оговоренные сроки на принципах конкурентоспособности, справедливости и оперативности. Контракт заключается с победителем конкурса — участником, представившим предложение, отвечающее требованиям документации, которая предлагает лучшие условия.

Термин «тендер», используемый в повседневной речи, может быть аналогичен российским условиям тендера или аукциона, а также другим конкурентным процедурам, таким как запрос котировок, запрос предложений.

Тендер — прямое заимствование с английского языка, используемое для обозначения торгов, тендеров.

Иностранное слово укоренилось на нашей земле: первоначально это понятие использовалось в строительстве и промышленности, позже оно медленно и правильно внедрялось в сферу услуг.

Довольно лаконичный термин, включающий исчерпывающее определение некоторых аспектов предпринимательской деятельности, использовался только в литературе, а также получил широкое распространение в белорусском деловом мире, без выражения и определения в официальных документах, российских правовых актах. Можно сказать, что тендер — это процесс выбора компании-поставщика на конкурсной основе. Закон требует использовать слово «тендер».

Тендер — открытый (открытый) или закрытый, для ограниченного числа участников торгов (закрытый), тендерная форма размещения заказа; письменное предложение, заявление о подписке на ценные бумаги, намерение заключить договор или поставить товар; цена товара, предлагаемая его изготовителем, исходя из уровня цен, предложенного его конкурентом.

Тендер — конкурс для предпринимателей на получение заказов на строительство или поставку оборудования, предложение товара, поступившее на аукцион, уведомление о поставке по фьючерсному контракту.

Суть конкурентных торгов (конкурсов) заключается в том, что: покупатель (заказчик) объявляет конкурс для продавцов (поставщиков) на товары или услуги с заданными характеристиками; сравнивает полученные заявки; после сравнения подписывает договор (контракт) с продавцом или подрядчиком, предложившим наиболее выгодные условия для покупателя (заказчика).

Цель тендера — выбрать лучшее предложение. Тендер проводится на бесплатной основе и в соответствии с определенными правилами. Таким образом, тендер является добровольной свободной конкуренцией поставщиков за получение заказа.

Цели проведения конкурса:

• привлечение лучших специалистов и компаний, способных предоставить организатору консалтинговые (тренинговые, рекрутинговые и т.д.) услуги на высоком профессиональном уровне;
• выбор наилучшего предложения по оказанию консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и др.) услуг.

Виды тендеров:

• открытые тендеры;
• закрытые тендеры;
• специализированные закрытые тендеры;
• двухэтапные тендеры;
• запросы котировок;
• закупки из одного источника.

Основным методом государственных закупок являются тендеры — метод выдачи заказов на поставку товаров, услуг или выполнение подрядных работ на условиях, заранее заявленных в тендерной документации, в согласованные сроки на принципах конкурентоспособности, справедливости и эффективности.

Государственный контракт заключается с победителем такого конкурса — участником, подавшим предложение, которое соответствует требованиям тендерной документации и содержит лучшие условия (не обязательно — минимальную цену). Конкурсы делятся на открытые и закрытые и могут проводиться в один или два этапа.

В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые приемлемые поставщики. Когда предметом тендера является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг), производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а также когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки для нужд обороны и государственной безопасности), проводятся закрытые конкурсы. В этом случае в тендере могут участвовать только поставщики, получившие персональное приглашение.

Процедуры государственных закупок используются в отечественной практике.

Ограниченные тендеры. Список участников заранее не известен, но ограничен определенными условиями, такими как специальное разрешение, членство в определенном государстве и т.д., это тендер с ограниченным участием.

Процедура ограниченного тендера используется, когда она является сложной или узкоспециализированной, и в ней может участвовать ограниченное число участников.

В рамках ограниченных тендеров заявки на участие в процедуре закупок могут подавать только те участники, которых заказчик пригласил к участию в процедуре закупок.

По допустимости изменения требований к тендерам. Тендерные заявки могут быть также классифицированы в зависимости от допустимости изменения требований к тендерным заявкам на продукцию в ходе обсуждения заявок между организатором и участниками.

Одноступенчатые тендеры — вид тендера, который проводится в один этап, когда лицо, желающее принять участие в тендере, подает документы одновременно для определения участников тендера и победителя тендера.

В данном виде тендерных переговоров запрещается.

Двухэтапные тендеры — вид тендера, который проводится в два этапа с первым этапом переговоров по технической части предложений поставщиков.

Двухэтапные торги (открытые или закрытые) организуются в случае закупки сложной продукции, когда заказчику трудно четко определить требование к субъекту тендера или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) с целью определения их способности решить проблему. Этот метод чаще всего используется при проведении тендеров на заключение государственных контрактов на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве.

Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основании которого поставщики готовят первоначальные тендеры (без указания цены и других коммерческих условий). Далее Организатор тендера проводит переговоры, на которых согласовываются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, и по результатам которых Организатор тендера готовит окончательную версию технического задания.

На втором этапе поставщики (только участвовавшие в первом этапе) представляют окончательные предложения с техническим предложением (подготовленным в соответствии с указанным вариантом тендерной документации) и коммерческим предложением (цены или цены, сроки поставки и график платежей, сроки поставки и т.д.) в том же порядке, в каком были подготовлены и представлены тендерные предложения в ходе открытого конкурса. После получения таких окончательных тендерных предложений Организатор тендера обеспечивает их сравнение и оценку, выбирает выигравшего поставщика и заключает с ним договор.

Двухэтапные тендеры используются достаточно редко в связи со сложностью и длительностью процедур. Они используются при закупке сложных (уникальных) дорогостоящих продуктов.

Классификация тендеров по составу участников. Открытые тендеры (участвовать в тендере может любая организация. Тендеры объявляются в периодической печати. Значительное количество участников обостряет конкуренцию, что позволяет размещать заказы на более привлекательных условиях).

Закрытые конкурсы (тендеры объявляются только для специально приглашенных участников, отобранных организаторами конкурсов. Как правило, в закрытых конкурсах принимают участие крупнейшие фирмы или их консорциумы).

Ограниченные торги (если круг поставщиков точно не определен, но ограничен какими-либо условиями, например, страной, наличием специального разрешения и т.п.). Процедура торгов с ограниченным участием используется в тех случаях, когда закупки работ или услуг носят комплексный или специализированный характер и могут быть предложены ограниченному числу участников торгов).

В случае проведения торгов с ограниченным участием заявки могут быть представлены только теми участниками, которых заказчик пригласил принять участие в процедуре закупок.

Классификация тендерных заявок по процедуре допуска к участию в торгах. С предварительным квалификационным отбором. Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены претендентами и своевременно направлены организатору тендера.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый тендер. При этом существует только разница в выборе участников. Соответственно, информация о результатах закрытого тендера не публикуется.

Открытый тендер является основным способом проведения конкурентных закупок. В открытом тендере могут участвовать все поставщики, которые действуют в соответствии с законодательством и ответили на уведомления о тендере, которые были распространены заказчиком.

Запрос цен и покупка из одного источника. Запросы котировок связаны с закупкой серийной продукции, поэтому их обычно запрашивают у трех и более организаций, а выбор поставщика основывается на сравнении цен.

Метод запроса котировок является достаточно быстрым и экономичным. В то же время, каждый поставщик может предложить только одно ценовое предложение, используя стандартную форму, без возможности ее изменения.

Запрос ценовых предложений — это способ размещения заказа, при котором информация о потребностях в товарах, работах, услугах для государственных или муниципальных нужд доводится до неограниченного круга лиц путем размещения объявления о запросе ценовых предложений на официальном сайте, а победителем при проведении запроса ценовых предложений является участник размещения заказа, предложивший самую низкую цену контракта.

Запрос ценовых предложений осуществляется не менее чем тремя поставщиками. Каждый участник таких закупок может предложить только одно ценовое предложение.

В этом случае закупка может быть осуществлена даже в том случае, если после запроса будет установлено, что только один поставщик способен выполнить заказ — в этом случае закупка осуществляется из одного источника.

Довольно часто организаторы тендера создают его именно для предложения конкретного поставщика. Так, тендерная документация включает в себя ошибочную или некорректную техническую спецификацию.

Тендерная процедура

Желающие принять участие в текущих тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации связываются с инициаторами по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительная информация).

Для участия в тендере заявитель должен представить следующие документы (информацию об организации):

• заявка на участие в тендере (первоначально по факсу высылается копия заявки на регистрацию с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о тендере);
• копия свидетельства о регистрации в налоговом органе;
• копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;
• копия решения о назначении исполнительного органа;
• копию лицензии (при необходимости);
• копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если таковой имеется);
• тендерное предложение (копия вместе с заявлением по факсу).

Конкурсное предложение должно состоять из двух частей.

Техническая часть

Техническое предложение должно содержать исчерпывающую информацию о товарах (работах, услугах), качестве продукции (соответствие ГОСТ, ТУ, СПИП и другим характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий.

Коммерческая часть

Коммерческая часть предложения должна содержать информацию о цене предмета закупки с обязательным указанием общей стоимости. Здесь также указываются условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставки (выполненных работ, оказанных услуг); сроки поставки (выполненных работ, оказанных услуг), начисление расходов на доставку товаров.

При принятии решения тендерные комиссии руководствуются следующими критериями:

• цена товаров (работ, услуг) и сроки оплаты (предоплата, отсрочка);
• качество товаров (работ, услуг);
• наличие у предприятия технических средств;
• наличие на предприятии собственной девелоперской и исследовательской базы;
• финансовое состояние предприятия.

Конкурсные предложения действительны в течение 30 дней после даты проведения конкурса.

Все поданные предложения и документы, включенные в них, не возвращаются Участникам конкурса после их рассмотрения. Участники торгов, получившие тендерную документацию, относятся к ней как к конфиденциальному документу и не имеют права разглашать информацию, связанную с тендером, третьим лицам без получения предварительного письменного согласия Организатора торгов. Организатор оставляет за собой право выбрать любого Участника торгов в качестве победителя, в том числе в случае, если предложенная Участником торгов цена выше, чем у других Участников торгов, а также отклонить любое конкурсное предложение или все конкурсные предложения без объяснения причин такого решения Участникам торгов. В случае, если самая низкая цена предмета конкурсных торгов, предложенная Участником торгов, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор имеет право отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный конкурс. Размещение в сети Интернет информации о проведении Конкурса не является предложением. Претендент несет все расходы, связанные с подготовкой и подачей Конкурсного предложения.

Срок подачи конкурсных предложений указан в публичном объявлении на сайте. Тендерные предложения, полученные после вышеуказанного срока, не рассматриваются. Проведение конкурсных торгов или конкурса само по себе является открытым процессом. Участники конкурса имеют возможность подать, защитить и обосновать свои собственные конкурсные предложения. Одним из условий конкурсных предложений является срок подачи заявок. Не позднее этого срока все фирмы (участники торгов) подают надлежащим образом оформленный тендер под подпись в тендерную комиссию.

Конкурсные предложения должны быть поданы в закрытых запечатанных конвертах (часто двойных) во избежание преждевременной утечки информации, которая может быть использована участниками конкурса. Внешний конверт должен содержать адрес для принятия конкурсных предложений, внутренний конверт должен содержать номер конкурса, его название (назначение) и дату, установленную для принятия документов. Следующий этап конкурса — сравнение поданных заявок, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час Тендерная комиссия открывает конверты с поданными заявками. Процедура вскрытия конвертов с конкурсными предложениями может проводиться публично, в присутствии всех участников торгов и представителей средств массовой информации. Такие конкурсные предложения должны быть названы публичными.

В случае молчаливого проведения торгов тендерные комитеты открывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя тендера может последовать сразу же после открытия и объявления тендерных предложений в случае, если целью является выбор предложения с наименьшей ценой при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы тщательно проанализировать поданные заявки и выбрать того, кто наилучшим образом отвечает целям конкурса. Продолжительность времени, в течение которого тендерные комитеты рассматривают и анализируют заявки поставщиков (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и т.д.), подлежащей рассмотрению, обычно от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение Тендерного комитета по выбору победителя тендера может быть публичным или закрытым. В первом случае это решение доводится до сведения всех участников торгов, а также через средства массовой информации.

Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю конкурса в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, выплачивает второй гарантийный залог. Его сумма обычно составляет от 5 до 10% от стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный депозит возвращается.

С победителями торгов подписывается договор, в котором указываются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после их утверждения государственными службами. Торги могут быть заключены путем акцепта оферты (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами.

Стандартизированный цикл работ по проекту «Торги».

Этап 1. Формирование внутри компании перечня заданий, выставляемых на конкурс, и утверждение типа организаций, участвующих в нем. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика, этот этап вовсе не лишний, т.к. от того, насколько унифицированным будет понимание заданий, выставляемых на конкурс разными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работы. Неплохо добиться взаимопонимания по вопросам, какие поставщики и в каком объеме будут приглашены к участию в тендере, открытые или закрытые.

Этап 2. Создание «Краткого» (Приглашения к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании-заказчике за подготовку и проведение тендера, должен в едином документе изложить цели проекта (тендера) и требования к участникам.

После этого такой документ (Приглашение к участию в конкурсе) будет направлен потенциальным участникам конкурса на рассмотрение.

Стандартная записка предлагает следующий состав:

• описание компании-заказчика
• заявление о проблеме
• Описание желаемого результата
• Требования к участникам торгов
• описание формы заявки (критерии документа)
• критерии оценки заявителей
• период тендера.

Каждая часть этой заявки является значимой и функциональной частью документа. Конечно, ваша компания может быть как из одной, так и из нескольких сразу, но это только усложнит вам общение с потенциальными поставщиками решений.

Шаг 3. Отбор компаний — участников.

Теперь, после формирования брифа, Вы можете смело приглашать заинтересованные организации к участию в тендере. Обычно, если объявляется «Ценовой конкурс», к участию приглашаются 3-4 организации. Если планируется двухэтапный «конкурс решений», то количество участников на первом этапе может варьироваться от 5 до 9, а на втором этапе выходят два-три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Так как же определить состав компаний — участников тендера?

Существует открытый конкурс, к участию в котором приглашаются все правомочные организации. Открытый конкурс объявляется через специализированные СМИ, интернет-сайты или профессиональные сообщества. Данный вид тендера должен использоваться, например, общественными организациями.

Закрытый конкурс подразумевает приглашение участников со стороны компании-организатора. Для приглашения к участию в первом этапе отбираются компании-участники в соответствии со значимыми для организатора критериями. Теперь, объявив о начале тендера, Вы с нетерпением ждёте первых заявок.

4-й этап. Уточнение позиций.

На этом этапе с Вами свяжутся компании, подавшие первичные заявки на участие в тендере. Уточните свое видение проблемы и желаемые решения. Для того, чтобы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и содержательными, вам необходимо будет потратить некоторое время на обсуждение. Там Вы вспомните о разумном ограничении количества участников конкурса, описанном выше.

В случае, если после рассмотрения предварительной заявки на участие в тендере планируется провести два этапа, компании, вошедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5-й этап. Презентация Окончательных предложений.

В такой важный момент финалисты тендера приглашаются на встречу с организатором. На этой встрече, представляя свое решение, представители компании-провайдера и имеют возможность убедить Вас в том, что их решение является единственным правильным.

И если работу на предыдущих этапах могли выполнить один или два сотрудника соответствующего отдела, то финальная презентация приглашается руководителям тех отделов, которые будут выступать вашими внутренними заказчиками проекта.

Шестой этап. Окончательный отбор.

После проведения презентации и тщательного рассмотрения поступившего предложения, ответственные менеджеры Вашей компании принимают коллективное решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на встрече, путем устного обсуждения и разъяснения мнения внутренних заказчиков. В других, более формальных случаях, составляется рейтинговая таблица, в которой для определения окончательной оценки каждого участника торгов используется метод средневзвешенного коэффициента.

Шаг 7. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и увлекательный этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается, что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается уведомление всех участников на общем собрании или через средства массовой информации (в случае открытого конкурса) или лично (если конкурс был закрыт) о завершении работ и выборе конечного поставщика решений.

Как видно, работа по конкурсу не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Основная трудность в этом процессе заключается именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти наиболее экономичное решение вашей проблемы, то, наверное, стоит говорить только о сравнении цен на одни и те же услуги.

Проведение конкурентных торгов в Республике Беларусь.

Порядок проведения конкурсных торгов в Республике Беларусь

Сегодня один из самых выгодных способов продажи товаров — это тендеры. Если раньше в них принимало участие лишь небольшое количество организаций, то сейчас ситуация иная. Развитие современного рынка достигло такого уровня, что в тендерах могут участвовать представители разных стран. Поэтому огромное количество госзаказов в России выполняется белорусскими поставщиками и наоборот.

Следует отметить, что белорусские поставщики готовы предложить товары из разных отраслей экономики: машиностроения, металлообработки, добычи калийных солей, химической, нефтехимической промышленности, энергетики, легкой, пищевой, деревообрабатывающей и многих других. Кроме того, благодаря современной электронной форме торгов можно выиграть в любом государстве, не выходя из собственного офиса.

Поиск необходимого тендера — непростая задача. Как правило, поиск потенциального заказчика занимает неограниченное количество времени и усилий. Поэтому в данной ситуации необходимо в сжатые сроки связаться со специалистами, которые подберут для Вас необходимый тендер.

Условия тендера

Перерыв на подготовку и подачу предложений для участия в тендере и электронном аукционе должен составлять не менее двадцати календарных дней, а для других видов конкурентных процедур закупок, повторных процедур закупок, а также в случае, если стоимость закупки не превышает 3000 базовых величин на день принятия организацией решения о проведении процедуры закупки — не менее пяти календарных дней с даты размещения приглашения к участию в процедуре закупки в открытом доступе в информационной системе «Тендеры».

Если изменения в приглашении к участию в процедуре конкурсной закупки и (или) в документации по закупке вносятся во втором полугодии срока, установленного для подготовки и представления предложений для участия в процедуре закупки, такой срок должен быть продлен таким образом, чтобы со дня опубликования в информационной системе «Тендеры» этих изменений до даты истечения срока, установленного для подготовки и представления предложений для участия в процедуре закупки, такой срок составлял не менее половины первоначального срока.

ограничение доступа поставщиков (подрядчиков, исполнителей) к участию в процедуре закупок, не предусмотренное законодательством, не допускается.

Любое юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и происхождения капитала, которое отвечает требованиям, установленным организацией в документации по закупке в соответствии с процедурой закупки, может участвовать в конкурентной процедуре закупки за свой счет, за исключением юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, включенных в реестр поставщиков (подрядчиков, исполнителей), временно не допускают следующего.

Формирование и ведение реестра, указанного в пункте 2 настоящего подпункта, осуществляет Министерство экономики в установленном им порядке, которое делает такой реестр общедоступным в информационной системе «Тендеры».

Реестр включается в реестр сроком на один год:

• участники процедур закупок, определенные как их победители, и уклонившиеся от заключения договоров закупок;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договорам о закупках, подтвержденных решением соответствующего суда (арбитража), за исключением договоров о закупках, обязательства по которым не были исполнены в силу форс-мажорных обстоятельств, невозможности исполнения или на основании акта государственного органа;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели, работник (работники) которых совершил преступление против интересов службы, определенное вступившим в законную силу приговором суда, в том числе подкуп члена (членов) комиссии и (или) ответственного лица (лиц) организации, на которую в соответствии с их должностными обязанностями возложено обеспечение закупки.

При рассмотрении заявок предложение участника процедур закупок, не являющегося изготовителем или его сбытовой организацией (официальным торговым представителем), отклоняется, если в конкурентных процедурах закупок участвует хотя бы один изготовитель и/или сбытовая организация (официальный торговый представитель) и цена предложения такого участника не ниже цены изготовителя и/или его сбытовой организации (официального торгового представителя), участвующего в процедурах закупок.

К участникам процедур закупок, к закупаемым товарам (работам, услугам) и условиям исполнения договора о закупках не могут предъявляться требования, а к участникам процедур закупок не могут предъявляться требования по оценке и сопоставлению предложений участников процедур закупок по критериям и методу, не указанным в документации о закупках.

Требования к участникам процедуры закупок, закупаемым товарам (работам, услугам), условиям договора о закупках, а также критериям и методу оценки и сопоставления предложений участников процедуры закупок устанавливаются и применяются организацией в равной степени ко всем участникам процедуры закупок и их предложениям.

Членами комиссии, созданной для проведения процедур закупок, не могут быть лица, лично заинтересованные в результатах закупок, в том числе лица, внесшие предложения об участии в процедуре закупок, работники и иные лица, являющиеся членами органов управления потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), внесших предложения об участии в процедуре закупок, а также лица, на которых могут оказывать влияние потенциальные поставщики (подрядчики, исполнители), в том числе лица, являющиеся их участниками.

Документация по закупкам формируется в случае конкурентных видов закупок и должна содержать информацию, определяемую процедурой закупок за свой счет, в том числе:

• требования к качеству, техническим характеристикам товаров (работ, услуг), их безопасности, функциональным характеристикам (потребительским свойствам), размерам, упаковке, результатам работы и другие требования, связанные с определением соответствия поставляемых товаров (работ, услуг) потребностям организации;
• место, условия и сроки поставки (приобретения иным способом) товаров (работ, услуг);
• форма, сроки и порядок оплаты товаров (работ, услуг);
• порядок формирования суммы договора купли-продажи (цены предложения) с учетом или без учета расходов на транспортировку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей;
• проект договора купли-продажи (его условия) и срок его заключения;
• Требования к форме и содержанию предложения участника процедуры закупки и срок его действия;
• Требования к описанию участниками процедуры закупки предлагаемых ими товаров (работ, услуг), их функциональных характеристик (потребительских свойств), количественных и качественных характеристик;
• порядок, место, дата окончания подготовки и представления предложений для участия в процедуре закупки;
• требования к участникам процедуры закупок и перечень документов, представляемых участниками процедуры закупок для подтверждения их соответствия установленным требованиям;
• порядок, дата истечения срока предоставления участникам процедуры закупок разъяснений положений закупочной документации;
• Критерии и методы оценки и сопоставления предложений участников процедуры закупок.

С участников процедуры закупки плата за документацию закупки не взимается.

Победителем процедуры конкурентной закупки является лицо, предложившее лучшие условия в соответствии с критериями и методом оценки и сравнения, указанными в документации закупки.

Уведомление о выборе победителя направляется участникам процедуры закупки не позднее дня, следующего за днем принятия такого решения.

Договор о закупке может быть заключен не ранее чем через пять календарных дней, а в случае, если стоимость закупки не превышает 3000 базовых величин, в день принятия решения о выборе победителя — через три рабочих дня после выбора победителя при проведении конкурентной процедуры закупки, в течение которых спор может быть разрешен в связи с решениями и (или) действиями (бездействием) организации, а также членов комиссии, созданной для проведения закупки.

Если в ходе проведения закупки решения и (или) действия (бездействие) организации или членов комиссии, созданной для проведения закупки, нарушают права и законные интересы юридического или физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, такое лицо или индивидуальный предприниматель вправе обратиться в организацию для разрешения спора или обжаловать такие решения и (или) действия (бездействие) в суде:

• уведомление о результате проведения конкурентной процедуры закупки размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» в течение пяти календарных дней после заключения договора о закупке или решения организации об ином результате проведения процедуры закупки и должно содержать:
• вид и предмет закупки;
• наименование и место нахождения поставщика (подрядчика, исполнителя);
• дату заключения договора о закупке;
• сумма договора о закупке;
• информацию об иных результатах процедуры закупки, если договор о закупке не заключен.

Не позднее 1 февраля организация доводит до сведения общественности в информационной системе «Тендеры» информацию о количестве и общей стоимости договоров на закупку товаров (работ, услуг), заключенных организацией за предыдущий год, за исключением такой информации о закупке товаров (работ, услуг), указанной в пунктах 6-9 к настоящей резолюции, в том числе о количестве и общей стоимости договоров на закупку товаров (работ, услуг), указанных в пунктах 3-5 к настоящей резолюции, а также о количестве и общей стоимости заключенных договоров: организация имеет право отменить процедуру закупок на любом этапе ее осуществления в случаях, указанных во второй части настоящего подпункта, и не несет ответственности перед участниками процедуры закупок.

Отмена процедуры закупок допускается в случаях отсутствия финансирования, утраты необходимости приобретения товаров (работ, услуг), изменения объекта закупок и (или) требований к квалификационным данным участников процедуры закупок.

В случае отмены процедуры закупки по иным основаниям организация несет ответственность перед участниками процедуры закупки в соответствии с законодательством:

• организация признает процедуру конкурентной закупки недействительной в случаях, если:
• поступило менее двух предложений об участии в процедуре закупки;
• отклонено менее двух предложений;
• отклонены все предложения, в том числе содержащие экономически неблагоприятные условия для заказчика;
• победитель процедуры закупки не подписал договор о закупке;
• до заключения договора о закупке проверка уполномоченных органов (организаций), выявивших нарушения при проведении процедуры закупки, и результаты проверки не были обжалованы организацией в установленном порядке.

Можно ознакомиться с образцами документов, используемых для приглашения к участию в конкурсе, изменения условий и объявления результатов конкурса.

Особенности организации тендера в Республике Беларусь

Как и в любых торговых операциях, так и в тендерах, есть особенности в их организации и проведении.

Так, есть особенности проведения тендеров в Республике Беларусь, которые они предусматривают:

• предоставление преимуществ участникам процедуры закупок, предложение товаров (работ, услуг), произведенных организациями общественных объединений инвалидов;
• централизацию закупок товаров (работ, услуг). Организатор централизованных процедур закупок определяется на конкурсной основе, за исключением случаев, когда организатор определяет одну из организаций, закупки которой являются централизованными;
• договор с государственным органом (государственной организацией) о выборе поставщиков, предложивших импортные товары, а также решения о выборе иностранных подрядчиков (исполнителей) с учетом международных договоров Республики Беларусь, а также договоры, заключаемые государственным органом (государственной организацией) с иностранным юридическим лицом, международной организацией, организацией, не являющейся юридическим лицом;
• применение преференциального изменения в размере 15 процентов к цене предложения участниками, предлагающими товары (работы, услуги), происходящие из Республики Беларусь, и (или) товары (работы, услуги), которым предоставляется национальный режим в Республике Беларусь в соответствии с международными договорами Республики Беларусь.

Существует также перечень товаров и услуг, не охватываемых Советом Министров Республики Беларусь:

• товары), информация о которых относится к информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено законодательными актами.
• конкретные товары.
• Товары (работы, услуги) в количестве до 1000 базовых величин за одну сделку на дату принятия организацией решения о совершении покупки.
• Билеты на право посещения парков культуры и отдыха, природных заповедников, национальных парков, ботанических садов, зоопарков, театральных и цирковых представлений, фестивалей, концертов, творческих конкурсов, других театрально-развлекательных мероприятий, музеев, музеев, заповедников, художественных галерей и картинных галерей, выставочных залов, панорам, спортивных мероприятий.
• продукты для тестирования с целью определения возможности их использования в процессе собственного производства.
• подержанные товары.
• рекламные услуги

В Беларуси тендеры чаще всего связаны с работой бюджетных организаций и организаций с большой долей бюджетных средств. Закон требует от таких организаций проведения тендеров на все товары и услуги независимо от их стоимости. Поэтому на объектах госзакупок можно найти многомиллиардные тендеры на строительство или приобретение техники, а также заявки на приобретение мелких товаров или бытовой техники.

Необходимость проведения тендеров в государственных организациях обусловлена, прежде всего, требованием максимально эффективно расходовать бюджетные средства. Считается, что такая форма отбора предложений обеспечивает наиболее справедливый и честный выбор, дает необходимые гарантии продавцу и покупателю.

Однако на практике это не так. Тендерная комиссия состоит из представителей заказчика — как правило, это должностные лица или работники государственных предприятий. А под задачей наиболее эффективного распоряжения бюджетными средствами понимается выбор самой низкой цены у продавца. Этот выбор прост и понятен — очень сложно доказать начальству, что вы выбрали более дорогой вариант, потому что он действительно отвечает требованиям качества. В будущем могут последовать обвинения в коррупции или взяточничестве.

Поэтому тендерная комиссия чаще всего выбирает у продавца самую низкую цену, а проблемы, которые неизбежно возникают в процессе сотрудничества с такими «особо привлекательными» продавцами, приходится решать по мере их поступления, уже фактически.

Разработка рекомендаций по проведению конкурсных торгов в Республике Беларусь

Перечень проблем, связанных с проведением и организацией тендеров

Еще на этапе выбора конкурса для дальнейшего участия в нем необходимо иметь определенный опыт в области проведения тендеров. Профессионал всегда сможет заранее определить, должна ли конкретная организация участвовать в том или ином тендере? Каковы ее шансы на победу? А также провести анализ коррупционной составляющей.

После выбора самого тендера необходимо изучить его и документацию, в которой должны быть чётко прописаны все условия договора. Здесь очень важно внимательно изучить все документы и учесть все возможные трудности, которые могут возникнуть на пути к исполнению договора. Эта задача далеко не простая, так как в документации используется сложная техническая терминология, а ее объем может составлять до 300 страниц и более.

Далее необходимо заполнить анкету-заявку и, в случае электронного аукциона, пройти аккредитацию на электронной площадке. Многие компании выпадают из списка участников уже на первом этапе торгов, хотя возможности их компании вполне соответствуют требованиям заказчика. Это связано с достаточно жесткими требованиями к тендерной документации. Малейшая ошибка в виде лишней запятой или опечатки может привести к поражению на первом этапе тендера.

Отдельно стоит отметить возможность подачи жалобы, если поставщик не согласен с условиями договора и считает их не справедливыми, а также в ситуации, когда в тендере присутствует коррупционная составляющая. Многие несправедливо считают такие меры бесполезными, но статистика говорит об обратном. Рассматриваются все обоснованные и обоснованные претензии, в результате чего заказчик вынужден изменить условия тендера или пересмотреть условия исполнения договора. Таким образом, поставщик получает возможность участвовать и выигрывать тендер на равных условиях.

Если поставщик не согласен с результатами тендера, необходимо подать жалобу в Арбитражный суд. Для этого необходимо правильно оценить ситуацию и целесообразность таких действий. Только при соблюдении всех этих условий есть все шансы обжаловать результаты тендера.

Существуют также такие проблемы, как:

1. Заказчик хочет сдаться — увы, самый банальный и распространенный вариант.
2. Еще до начала тендера исполнитель уже был выбран, и конкурс проводится «за отвлечение внимания».
3. Тендеры проводятся конкурентами, для анализа рынка, цен и конкурентов.
4. Тендер проводится под руководством реального клиента, который, в принципе, не хочет заказывать эту услугу, но она все равно предлагается ему, по принципу «может быть, она подойдет».
5. Тендер проводится нынешним исполнителем с целью поиска новых идей.
6. Тендеры проводятся с целью отмывания денег.

И это далеко не полный перечень трудностей, с которыми может столкнуться участник конкурса, проводимого государством или муниципалитетом.

Комплект рекомендаций по организации и проведению тендеров

При подготовке и проведении тендеров соблюдать законодательные положения;

Во избежание двусмысленностей и недоразумений, в том числе формирования неправильного восприятия события его участниками, вместо понятия «тендер» использовать понятие «конкурс»;

В объявлении о проведении тендера, особо выделить и подчеркнуть, написать «черным по белому», что «проведенный тендер соответствует квалификации тендера, представленной в законодательстве Республики Беларусь, и будет проведен в соответствии с положениями законодательства».

Не беспокойтесь о вовлечении в роль Тендерной комиссии какого-либо независимого юридического лица. Сформируйте «внутреннюю» конкурсную комиссию из числа руководителей и сотрудников Вашего предприятия.

Создание конкурсной комиссии должно осуществляться по поручению первого лица организации. В приказе обязательно должен быть указан перечень функций, которые будет выполнять конкурсная комиссия, и ее состав.

В уведомлении о проведении конкурса обязательно должно быть указано, что «обязанности по рассмотрению и оценке предложений участников и определению победителя конкурса, в соответствии с приказом такого руководителя компании, конкурсная комиссия».

Мысль о том, что роль конкурсной комиссии может (или должна) играть независимое (от организатора) юридическое лицо, возникла в государственной должности, видимо, из желания сделать работу конкурсной комиссии более объективной, а значит, защитить интересы конкурсантов. Однако, по нашему мнению, интересы участников конкурса могут быть полностью сохранены даже в том случае, если в качестве Тендерной комиссии выступает структурное подразделение компании.

Только с этой целью, в первую очередь, при подготовке и проведении конкурса необходимо придерживаться положений законодательства в целом. А, во-вторых, необходимо четко и недвусмысленно представить участникам конкурса перечень критериев, по которым будут оцениваться их предложения. И затем, по сути, вы должны следовать этим критериям. В этом случае мы «разоружаем» своих потенциальных оппонентов, и у них не будет оснований подозревать конкурсную комиссию в предвзятости.

Следует также обратить внимание потенциальных претендентов на этот факт (что стартовая цена не установлена) и указать причины этого факта (почему вы не указываете стартовую цену).

Вывод:

Я рассмотрел множество факторов и критериев, которые используются при подготовке и проведении тендеров, которые нас интересуют. Участники торгов тщательно отбираются, как и место проведения, вся документация готовится тщательно и не допускает ошибок, и в дальнейшем торги проводятся сами по себе.

Подготовка и создание всей тендерной документации занимает особое место при подготовке предложений. Вся документация затем передается в Тендерную комиссию на определенный срок и в установленном порядке. После проверки можно приступать к проведению самих торгов.

Подготовка к подаче тендерных предложений является трудоемким и трудоемким процессом, но в итоге будут достигнуты соглашения по качеству, что приведет обе стороны к продуктивному производству.

Победитель тендера заключает сделку с заказчиком, что удобно и эффективно для обоих стонов.

Мы также рассмотрели проблемы проведения и организации тендеров в Республике Беларусь и на основе изученных материалов разработали ряд рекомендаций по их решению.

Присылайте задания в любое время дня и ночи в ➔

Официальный сайт Брильёновой Натальи Валерьевны преподавателя кафедры информатики и электроники Екатеринбургского государственного института.

Все авторские права на размещённые материалы сохранены за правообладателями этих материалов. Любое коммерческое и/или иное использование кроме предварительного ознакомления материалов сайта natalibrilenova.ru запрещено. Публикация и распространение размещённых материалов не преследует за собой коммерческой и/или любой другой выгоды.

Сайт предназначен для облегчения образовательного путешествия студентам очникам и заочникам по вопросам обучения . Наталья Брильёнова не предлагает и не оказывает товары и услуги.

Тендерный отдел: задачи, структура + обязанности руководителя тендерного отдела, тендерного специалиста

Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

Содержание статьи:

Тендерный отдел: задачи

Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
• обеспечение участия компании в тендерах
• участие в создании и поддержание имиджа компании
• привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

Типовая организационная структура тендерного отдела

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
• Руководитель тендерного отдела
• Заместитель руководителя / главный специалист
• Менеджер / Тендерный специалист
• Помощник менеджера / секретарь

Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
 оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
 запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
 запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
 по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
 по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
 сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
 организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях:
• получение информации о результатах торгов
• доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

• Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
• Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
• Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
• Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
• Проверка документации на соответствие требованиям.
• Корректировка документации, в случае необходимости.
• Проверка внесения корректив до отправки документации.
• Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
• Контроль отправки документации организаторам торгов.
• Контроль результатов участия в торгах.
• Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Источники информации, используемые при оказании услуги

• исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
• исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
• собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерная работа и документирование результатов

Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
— слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

Источник https://aif.ru/boostbook/kak-vyigrat-tender.html

Источник https://natalibrilenova.ru/organizatsiya-i-provedenie-tendernyih-torgov/

Источник http://tenderoviki.ru/tenderovedenie/tendernyj-otdel.html

Источник

About Post Author

red

http://prokapitalinvest.ru

Happy

0 0 %

Sad

0 0 %

Excited

0 0 %

Sleepy

0 0 %

Angry

0 0 %

Surprise

0 0 %