Что такое тендер и как он проводится: как с ними работать и как в нем участвовать

Современный бизнес сегодня находится в постоянном поиске новых клиентов. Для этого принимается много действий рекламного характера: создание сайтов, их раскрутка, размещение объявлений, печатание в журналах, презентации, выпуск буклетов и тому подобное. Большинство компаний прибегают к данным методам, чтобы продать услугу или товар. Однако зачастую подобные компании редко прибегают к тендерным процедурам. Хотя именно тендеры могут помочь получить крупного и денежного заказчика. Так что такое тендеры и как в нем участвовать и как его выиграть?

Тендеры и новички

Многие компании, впервые столкнувшиеся с тендерами, часто задаются вопросами: что такое тендеры и как с ними работать и как он проводится? В целом все здесь не очень сложно, надо уяснить лишь основные нюансы.

Сегодня существует определенное количество торговых площадок, на которых публикуются новые тендеры, котировки и запросы цен каждый день по всей стране. Принять участие в подобных торгах может практически любая компания. Главное выполнить условия, а также соответствовать определенным требованиям, которые прописаны в документации. При этом начинающей фирме часто бывает не просто разобраться с нюансами и тонкостями тендерных процедур.

От сотрудников подобных фирм часто можно услышать: как участвовать в тендерах новичку? Но при верном подходе, с помощью наших специалистов, уже спустя небольшой промежуток времени можно успешно заключить выгодные контракты на длительную перспективу. Именно поэтому важно изучить основную информацию, как участвовать в тендерах на госзакупок.

Как работает тендер?

Тендеры как участвовать в тендерах. Согласно российскому законодательству имеется несколько видов тендеров:

2. специализированные закрытые;

В качестве отдельного вида выступают у одного продавца, в том числе запросы котировок.

Специально подготовленная конкурсная документация будет включать следующую информацию:

1. необходимый товар (услуга), который предоставляется победителем;

2. данные об организаторе, а также его участниках;

3. сроки поставки услуги (товара);

4. сумма, которую должен будет выплатить заказчик.

Выиграть тендер сможет любая, которая не просто сможет опередить конкурента по подаче заявки, но также предложить поставку товара по самой выгодной цене. С победителем тендера подписывается госконтракт, согласно нему обе стороны выполнить свои обязательства.

Отличительной чертой тендера является то, что участник может победить, предложив заказчику предложение, которое будет для него потенциально невыгодным. К примеру, строительная компания выиграла тендер на поставку стройматериалов сроком на 5 лет государственному предприятию. На протяжении данного периода победителю тендера будет нужно поставлять товар по изначально указанной цене, даже если стоимость производства продукции впоследствии вырастет. Эти и другие нюансы обязательно следует учесть при подготовке к тендерным процедурам.

Как участвовать в тендере новичкам?

Многие компании для участия в тендерах содержать штат специалистов. Однако не стоит думать, что молодые фирмы не смогут победить в государственных тендерах. Участие в торгах вполне может принять даже маленькое предприятие, которое открылось лишь несколько дней назад. Главное при этом учесть и изучить все тонкости и даже может попросить помощи у профессионалов, чтобы начать тендерную деятельность.

Для начала работ с тендером, следует провести подготовительную работу, ознакомиться с условиями и объемом заказов. Для принятия участия также будет нужно предоставить комиссии соответствующий пакет документов, а также объявить об участии в тендере. Участвовать в тендерах можно пересылкой документов или при помощи электронных торгов. Второй вариант будет даже выгоднее, ведь позволит снизить расходы. Однако в этом случае придется озаботиться оформлением цифровой электронной подписи, чтобы зарегистрироваться на торговой площадке и получить аккредитацию участника. Далее останется лишь принять участие в тендере.

Кому нужны тендеры и как не остаться в долгу

На вебинарах нам часто задают вопросы о тендерах. Мы промониторили просторы интернета и выяснили, что внятной информации там мало. Поэтому попросили нашего коммерческого директора — Анну Гусятникову — разложить всё по полочкам и рассказать, кто может участвовать в тендерах, где их найти, как выиграть и избежать махинаторов.

У рекламных агентств (РА), которые не участвуют в тендерах, мало шансов стать подрядчиком крупной компании. Стопки прайсов с услугами и расценками, куча предложений и отзывы клиентов — всего этого недостаточно, чтобы впечатлить заказчика с большим бюджетом.

Для поиска исполнителя такие рекламодатели проводят конкурс в формате закупок. Конкурентный отбор позволяет им выбрать выгодные условия, а нам — получить клиента, повысить лояльность и репутацию.

Зачем участвовать в тендерах

Обычно заказчики выбирают узкий круг тендерных площадок или платформ, через которые рассматривают подрядчиков. Для РА участие в таких конкурсах — это возможность:

• узнать, что компания с крупным бюджетом ищет исполнителя по нашим услугам;
• поучаствовать в крупной закупке желаемого заказчика и стать его подрядчиком;
• расширить поиск потенциальных рекламодателей дополнительно ко входящим заявкам и PR-активности.

Что нужно знать о рекламе в мобильных играх

Аналитический обзор Gameloft: рекламные форматы, портрет аудитории, надёжные бенчмарки.

Чтобы участвовать в конкурсе, РА проходит аккредитацию на тендерной площадке или платформе. Для заказчика это как минимум проверка потенциального исполнителя на бухгалтерию, документацию и вменяемость в целом. Он видит, что такому агентству можно доверять в плане работы с финансовой и юридической стороны.

Кто может участвовать в тендерах: условия и документы

Принять участие в тендере может любое агентство с полным пакетом учредительных документов: ИНН, уставом, КПП и другими.

У рекламодателей отличаются требования, поэтому список документации может включать минимальный пакет или быть более полным. На тендерах с узкой специализацией, скажем, по контекстной рекламе, 90% заказчиков требуют дополнительные документы:

• лицензию по работе с площадкой;
• сертификаты специалистов;
• бухгалтерскую отчётность — подтверждение по оборотам на самих площадках без НДС.

Чем сильнее у компании заказчика уклон по государственной работе, как, например, у Минздрава РФ, тем большее количество документов он требует. Коммерческая компания обычно запрашивает лишь бумаги для юридического и финансового отделов.

Важно: многие рекламодатели требуют, чтобы юрлицу исполнителя было не менее трёх лет. Такое условие нужно для прохождения проверки СБ (службы безопасности) заказчика.

Типы тендеров

В России существуют открытые и закрытые, конкурентные и неконкурентные, двухэтапные и специализированные типы закупок. Глобально я бы разделила их на 4 вида.

Государственные закупки

Самый распространённый и известный тип открытых тендеров, которые проводятся через сайт госзакупок. 90% условий его пунктов занимает юридическая и бухгалтерская документация, а также всё то, что связано с опытом работы вашей компании.

Подготовьтесь к тому, что список может быть огромным. Максимум тендерной документации, с которым я сталкивалась, — 782 страницы. Допускаю мысль о том, что это не предел.

Для участия в закупках нужно загрузить на сайт необходимые документы и подтвердить их подлинность электронной подписью. В 50% случаев рекламодатели запрашивают оригиналы, заверенные подписью и печатью бухгалтерии, а также скан-копии бумаг на электронном носителе. Собранный пакет документов отправляется в закрытых конвертах на имя конкретного контактного лица. Обычно это секретарь тендерного отдела.

Общаться с заказчиком через платформу можно не всегда. Однако результаты госзакупок всегда публикуются в открытом доступе: рекламодатель выкладывает протокол итогов, где указывает всех участников и их предложения.

Электронный редукцион

Редукцион — это торги со снижением цены в онлайне. Обычно они проходят по стандартному алгоритму.

1. Регистрируемся на тендер и проходим аккредитацию.
2. Отправляем документы, и система проверяет, подходит ли наше коммерческое предложение под имеющиеся запросы. Например, по бюджету.
3. По выставленному заказчиком параметру выбираем цену, за которую готовы работать. Это может быть бюджет, процент или размер комиссии — всё, что угодно рекламодателю, так как условия определяет именно он.
4. Заказчик назначает дату редукциона, когда все участники могут в онлайне обновлять свои цены по размеру комиссии. Также он ограничивает интервал сроков для изменения стоимости услуг.
5. Обычно до закрытия редукциона рекламодатель определяет и шаг действий: процент, долю или какую-то сумму.

Рассмотрим алгоритм электронного редукциона на примере. Мы зарегистрировались, прошли аккредитацию и выбрали тендер. Видим, что заказчик выставил в параметрах размер комиссии и выбираем свой предел — 100 тысяч рублей. Рекламодатель ограничивает интервал времени, когда можно менять стоимость услуг, на 2 часа. Всё это время мы и другие участники под номером 1, 2 и так далее (конкуренты не видят названия компаний друг друга) снижаем ставки на 1% — это шаг, установленный заказчиком.

Продолжительность конкурса зависит от двух факторов.

1. Фиксированный тип, когда заказчик сам выбирает время редукциона.
2. Торг до победного: при изменении ставки кем-то из участников время редукциона продлевается от 1 до 5 мин.

Второй метод более популярный, но не очень удобный. Некоторые участники снижают ставки на 1–2 шага и надолго затягивают торги. Особо хитрые изначально могут поставить минимальную цену или ставку, скажем, на 1 копейку, что приводит к их автоматической победе и закрытию редукциона.

Тендерные платформы

Такой способ выбора исполнителей подходит РА, которые зарегистрированы на одной с заказчиком платформе, прошли там аккредитацию и оплатили доступ к тендерам. Последнее условие такое же важное, как остальные: бесплатно вас к торгам никто не допустит.

Рекламодатель публикует на платформе тендерные задания и определяет участников. Узнать о торгах можно посредством:

• автоматической рассылки по всем компаниям, зарегистрированным на платформе;
• по выборке, когда заказчик отправляет приглашение представленным на площадке агентствам, исходя из специфики их деятельности;
• открытой публикации.

В закрытых тендерах могут участвовать только агентства, получившие приглашение. В самых же популярных — открытых — заявку оставляют все желающие.

Рассылка от клиента

Я не отношу этот метод к отдельному типу тендера, но такой способ выбора подрядчика тоже существует. Суть в том, что заказчик отправляет с рабочей почты письма в десяток агентств и уведомляет их о тендере.

Это просто рассылка заявки, поэтому по итогам торга рекламодатель может не предоставить вам никаких официальных документов: ни протоколов, ни заключений, ни итогов. В лучшем случае напишет, что вы не выиграли.

Площадки, на которых можно найти тендер

Количество площадок, позволяющих участвовать в тендерах, большое, а статья не резиновая. Поэтому остановимся на популярных и доступных всем:

• госзакупки;
• РосТендер;
• ГосТендер;
• Сбербанк-АСТ — платформа для онлайн-торгов на полугосударственной основе;
• ИС-Закупки;
• сайты популярных рейтингов компаний, при помощи которых можно организовывать тендеры.

Некоторые заказчики, например, компании по недвижимости, создают собственные тендерные платформы. Чтобы стать потенциальным подрядчиком, нам нужно пройти там аккредитацию и, если потребуется, оплатить доступ к закупкам. При этом внесённые деньги не гарантируют того, что мы пройдём проверку или подойдём заказчику по документации.

Такая система действует и на других площадках. Важно чётко понимать, что оплачивается лишь доступ к просмотру доступных тендеров, а не к участию в них.

На некоторых площадках можно настроить фильтр и выборку по бюджету, региону, тематикам. Они отлично подходят для агентств, которые работают с аналитикой, контекстной и таргетированной рекламой. Такие площадки предоставляют 1–2 тестовые попытки, а последующий доступ к тендерам продают. Подписка оформляется от 1 месяца до года. Чем длительнее период мы выбираем, тем большую скидку предоставляет сервис.

Главное — не остаться в долгу: на какие нюансы обратить внимание

Редко, но случается следующее: участник выигрывает тендер, а затем получает на руки форму договора с приложениями, подписать которые не готов. Поэтому важно обращать внимание на документацию и участвовать в закупках с опубликованным шаблоном договора заказчика — именно по нему в 9 из 10 случаев подписывается тендер. Так вы заранее сможете:

• оценить технические требования, которые необходимы в работе;
• ознакомиться с самим проектом договора;
• подготовиться с юридической и финансовой сторон.

В тендерной документации могут указываться санкции за плохую работу и нарушение сроков: штрафы, пени, отсутствие бюджета или комиссий. За перевыполненный план, наоборот, возможны дополнительные премии. Поощрения и наказания определяются заказчиками на своё усмотрение.

Около 99% клиентов работают по постоплате, то есть оплачивают работу только когда мы всё сделали, предоставили отчёты и закрывающие документы. Отсчёт времени для оплаты начинается со дня обмена оригиналами. Период может варьироваться от 1 месяца до 90 рабочих дней (это практически полгода).

Важно обращать внимание и на количество площадок или проектов — бюджет заказчика должен быть обозначен. Дело в том, что в техническом задании клиент может указать бюджет в миллион, но где-то в недрах договора вы прочитаете любопытные уточнения.

Например, деньги рассчитаны на целый календарный год. В таком случае бюджет делится на 12 месяцев и уже не так впечатляет. Или, скажем, прописаны какие-то подразделения компании, несколько составляющих бизнеса и 5 сайтов вместо одного. Если соотнести площадки и количество сайтов, то получится, что на каждый объект остаётся маленький бюджет. Это может оказаться нерентабельно в плане работы.

Напоследок, чек-лист с нюансами, соблюдение которых поможет избежать участия в ненужных закупках.

1. Внимательно ознакомьтесь со всеми документами заказчика, договором и его приложениями.
2. Оцените условия санкций и поощрений, на которых готовы работать.
3. Обратите внимание на количество проектов и площадок рекламодателя.
4. Соотнесите финансовые возможности своего агентства и комфортный период постоплаты.

В каких тендерах не стоит участвовать

А теперь давайте честно рассмотрим реалии рынка. Даже известные рекламодатели порой грешат «фиктивными» закупками и проводят тендеры, когда победитель уже определён.

Иногда имитация торгов и выбора кандидата необходима для того, чтобы продемонстрировать соблюдение законности и прикрыть себя от внимания правоохранительных органов. Или для бесплатного сбора актуальной информации среди акул бизнеса. В любом случае, вы не узнаете настоящих причин. Ведь, как прописано в документах, рекламодатель оставляет за собой право не озвучивать причины закрытия закупки.

Ниже — основные признаки тендерной махинации, которые уберегают нас от траты времени.

1. Тендеры со сроками выбора исполнителя до 2-х недель. Скорее всего, перед нами показательное выступление. Время играет ключевую роль в аукционах, так как именно оно регламентирует все действия: от срока подачи заявок до предоставлением обеспечения. Проверка новой компании не проходит за 2 дня, и подготовка расчётов отнимает время.
2. Отсутствие важной информации. Мы должны знать технические требования заказчика, количество площадок, бюджет, период размещения и другие нюансы. В противном случае мы напрасно потратим время, предлагая заказчику нечто абстрактное по необозначенным никем критериям.
3. Нет доступа к текущей статистике и накопленным данным, но требуется сразу работать строго по KPI. Даже профессионал не в силах угадать показатели рекламодателя. А подписываться под то, что может не иметь к заказчику отношения, как минимум странно. Ведь штрафы за невыполнение «чужих» показателей наложат в итоге на нас.

Ещё нас настораживают комментарии в духе «делайте всё сами, вы специалисты». Или отсутствие обратной связи и контактных лиц для уточнения деталей. Последний вариант допустим для электронного редукциона, но обычно даже в таких тендерах информация указывается корректно и полноценно.

Мой вам совет, коллеги: если заметили нечто подобное — не тратьте время и бегите.

Вы выиграете тендер, если.

Только если очень повезёт. Так как победителя выбирает заказчик, заранее предугадать результаты конкурса нельзя. Но повысить свои шансы среди конкурентов можно:

• заранее позаботиться о хорошей репутации агентства;
• подготовить всю необходимую документацию, в том числе и подтверждающую опыт работы в сфере рекламодателя;
• навести порядок в бухгалтерии;
• пройти аккредитацию на выбранной тендерной платформе;
• предложить заказчику выгодные условия сотрудничества.

Важно не только выиграть тендер, но и справиться с условиями договора. Иначе о сотрудничестве не может быть и речи.

Как искать тендеры?

При работе с закупками самое сложное — найти желаемый тендер. Систем для поиска много и все они разные с разным набором фильтров. Но не в каждой системе есть максимальный набор уточнений для удобства при поиске нужных закупок, а тратить свое время на выборку не очень продуктивно.

Поэтому специалисты Тендерплана подготовили вам небольшую шпаргалку по грамотному поиску тендеров в рамках системы, используя расширенный экспертный режим.

Что такое экспертный режим

Вариантов поиска закупок много, но мы с вами остановимся именно на экспертном режиме, так как он позволяет максимально точно настроить поиск для чистой выдачи.

Экспертный режим — это вариант тонкой настройки фильтров и условий при поиске закупок в системе, который позволяет вам указывать не только ключевые запросы или ОКПД, но и тип размещения.

Поиск в названии или внутри документации

Первый шаг при настройке поиска — ключи. Мы рассмотрим настройку на примере компании, занимающейся организацией call-центра под ключ.

Для начала необходимо прописать ключевые запросы, по которым будет происходить поиск. Вы можете воспользоваться помощью специалистов или попробовать сами.

В нашем примере мы указываем ключ «call-центр».

Обращаем ваше внимание, что можно искать, как в названии, так и внутри документации. Все зависит от сложности тематики и желании заказчиков скрыть суть закупки.

Также, здесь можно прописать исключения, которые могут повлиять на выдачу. Рекомендуем воспользоваться помощью специалиста, чтобы не пропустить интересные тендеры из-за некорректной настройки ключей.

Классификатор ОКПД

Помимо поиска по ключевым словам, есть возможность поиска тендеров по ОКПД. Вы можете настраивать выборку по всем способам сразу или оставить только один.

Мы рекомендуем использовать всевозможные варианты, таким образом вы не пропустите ни одной подходящей вам закупки.

В нашем примере мы не стали указывать ОКПД, так как тематика достаточно узкая и ключевого слова будет достаточно.

Тип размещения

Для многих участников также важен тип размещения. Для новичков, например, лучше всего подходит запрос котировок, так как он наиболее простой. А кому-то интересна переторжка.

В зависимости от ваших предпочтений, вы можете указать нужные вам типы размещений.

Поиск по заказчику

Если вас интересует конкретный заказчик, у которого очень много тендеров и просмотреть их вручную практически нереально, то вы можете настроить поиск по закупкам интересующего вас заказчика.

Но не советуем стараться работать только с одним заказчиком, рынок достаточно широк и возможностей ухватить более маржинальный тендер у другого потенциального клиента очень много.

НМЦ и обеспечение

Большинство участников интересует при поиске тендеров возможность указания ценового диапазона, а также, наличие аванса и отсутствие обеспечений. В экспертном режиме вы можете сами установить нужные рамки цены и % аванса. В нашем примере мы не стали указывать НМЦ и авансирование, так как в представленной тематике практически не встретить тендер с авансом.

Но нам интересны закупки без обеспечения заявки и контракта.

Регион

Конечно же, при поиске вы можете указать регион. У вас есть возможность смотреть тендеры как на региональном уровне, так и на федеральном. Или выбрать конкретный округ.

В нашем примере мы решили искать закупки по всей России.

Закон и площадки

Кто-то предпочитает работать по 44-ФЗ, кто-то исключительно с коммерцией. А кому-то важен поиск только на одной из определенных площадок. Все это вы можете указать в разделе «Закон».

В нашем примере мы указали все пункты, мы не принципиальные :).

Преимущества

Последний пункт настройки: закупка у СМП или без СМП. На ваше усмотрение. Также, поставьте галочку «Удалять завершенные контракты».

Источник https://zakupki-gov-ru.com/chto-takoe-tender-i-kak-on-provoditsya-kak-s-nimi-rabotat-i-kak-v-nem-uchastvovat/

Источник https://www.cossa.ru/trends/237757/

Источник https://zachestnyibiznes.ru/blog/kak_iskat_tendery

Источник